Eugene School District 4J

The Ombuds Can:

• Listen without being judgemental
• Provide information and/or make referrals
• Perform mediation between disputing parties
• Help develop options for resolving problems or conflicts amongs district constituents
• Reach out to parties for the resolution of a concern or problem
• Offer a neutral perspective
• Prevent Negative Conflict through early intervention
• Coach communication between parties for better outcomes

The Ombuds Cannot:

• Assist if you are engaged in any formal grievance process or are represented by legal council
• Keep records
• Offer legal advice or testify at formal legal proceedings

Things we can help with include, but are not limited to:

• Students’ rights and responsibilities
• Mediation of interpersonal conflicts
• instruction related concerns, misunderstandings, or conflicts
• Understanding school policy and procedures
• Wanting to follow up on an unresolved concern or problem
• Other concerns, problems, or disputes you are not sure where to start with

Who does the Ombuds Office serve?
Any District constituents including students, parents/guardians, and employees.

Why was the Ombuds Office created?
The Ombuds Office was created as a critical component in the District's efforts to raise awareness of concerns; promote a civil, equitable, and inclusive organization; and improve organizational culture.

Is the Ombuds Office a voluntary resource?
Yes. Visiting the Ombuds Office is completely voluntary and may not be required as part of any formal action or disciplinary process.

How is the Ombuds Office different from using other District channels or resources?

• The Ombuds Office is unique and different in that it is an independent, impartial, confidential, and informal resource.
• The Office is unaligned and separate from other district departments and functions.
• The Office is not part of the organizational/managerial reporting structure.
• The Office does not participate in any formal processes, investigations, or complaints.
• The Office is an supplemental resource and does not replace existing district processes and procedures.
• The Office is  a resource for those who have a concern for confidentiality and/or retaliation.
• The Office is also completely voluntary and cannot be required as part of any formal or disciplinary process.

Are communications with the Ombuds confidential?
Yes. Confidentiality is the defining characteristic of the Ombuds Office. The Ombuds will not disclose the identity of any visitors or confidential communications unless given express approval by the visitor.

However, Ombuds may be required to breach confidentiality in situations where there may be an imminent threat of serious harm and/or as required by law (e.g. mandatory reporting, Title IX/Sexual Harassment concerns).

Who does the Ombuds report to?
The Ombuds reports directly to the superintendent for administrative and budgetary purposes. The Ombuds will provide regular reports on concern-related data and emerging issues, in a manner that protects confidentiality.

The Ombuds does not disclose the identity of visitors or subject matter of concerns unless expressly approved by the individual who contacted the office or as required by law.

Does the Ombuds maintain permanent records on behalf of the district?
No. The Ombuds does not maintain permanent records of confidential communications on behalf of the district. 

The only permanent records maintained by the Ombuds relate to non-confidential documents about the general operations of the Office and statistical summaries and reports.

Conversations with the Ombuds are confidential.

The Ombuds will not disclose any part of your conversation without your prior permission and no records are kept regarding the concerns or problems you discussed.

If a matter becomes a formal action you cannot request the Ombuds to advocate against, for, or in support of any position. Rather, the Ombuds is an advocate for fair process.

However, the Ombuds is required to report or refer certain matters to the appropriate District and/or law enforcement officials. Those matters include but are not limited to matters of sexual misconduct, discrimination, child abuse, abuse of elderly or incapacitated person, or threats of physical violence.

What does the ombuds do? 

What services and resources does an ombuds provide?

What does the ombuds not do?

When should you contact the ombuds?

How can you contact the ombuds?

El Defensor del Pueblo puede:

• Escuche sin juzgar
• Proporcionar información y/o hacer referencias.
• Realizar mediación entre partes en conflicto.
• Ayudar a desarrollar opciones para resolver problemas o conflictos entre los electores del distrito.
• Comunicarse con las partes para la resolución de una inquietud o problema.
• Ofrecer una perspectiva neutral
• Prevenir conflictos negativos mediante la intervención temprana
• Entrenar la comunicación entre las partes para obtener mejores resultados.

El Defensor del Pueblo no puede:

• Ayudarle si está involucrado en algún proceso de queja formal o está representado por un consejo legal.
• Mantener registros
• Ofrecer asesoramiento legal o testificar en procedimientos legales formales.

Las cosas con las que podemos ayudar incluyen, entre otras:

• Derechos y responsabilidades de los estudiantes
• Mediación de conflictos interpersonales
• inquietudes, malentendidos o conflictos relacionados con la instrucción
• Comprender la política y los procedimientos escolares
• Querer dar seguimiento a una inquietud o problema no resuelto
• Otras inquietudes, problemas o disputas con las que no está seguro de por dónde empezar

¿A quién sirve la Defensoría del Pueblo?
Cualquier constituyente del Distrito, incluidos estudiantes, padres/tutores y empleados.

¿Por qué se creó la Defensoría del Pueblo?
La Oficina del Defensor del Pueblo fue creada como un componente crítico en los esfuerzos del Distrito para crear conciencia sobre las preocupaciones; promover una organización civil, equitativa e inclusiva; y mejorar la cultura organizacional.

¿La Defensoría del Pueblo es un recurso voluntario?
Sí. Visitar la Oficina del Defensor del Pueblo es completamente voluntario y puede que no sea necesario como parte de ninguna acción formal o proceso disciplinario.

¿En qué se diferencia la Oficina del Defensor del Pueblo del uso de otros canales o recursos del Distrito?

• La Oficina del Defensor del Pueblo es única y diferente porque es un recurso independiente, imparcial, confidencial e informal.
• La Oficina no está alineada y está separada de otros departamentos y funciones del distrito.
• La Oficina no forma parte de la estructura organizativa/de gestión de informes.
• La Oficina no participa en ningún proceso formal, investigación o denuncia.
• La Oficina es un recurso complementario y no reemplaza los procesos y procedimientos existentes del distrito.
• La Oficina es un recurso para quienes tienen inquietudes sobre la confidencialidad y/o represalias.
• La Oficina también es completamente voluntaria y no puede ser requerida como parte de ningún proceso formal o disciplinario.

¿Las comunicaciones con el Defensor del Pueblo son confidenciales?
Sí. La confidencialidad es la característica que define a la Defensoría del Pueblo. El Defensor del Pueblo no revelará la identidad de ningún visitante ni comunicaciones confidenciales a menos que reciba la aprobación expresa del visitante.

Sin embargo, es posible que se requiera que los Defensores del Pueblo violen la confidencialidad en situaciones en las que pueda haber una amenaza inminente de daño grave y/o según lo exija la ley (por ejemplo, informes obligatorios, Título IX/preocupaciones por acoso sexual).

¿A quién rinde cuentas el Defensor del Pueblo?
El Defensor del Pueblo depende directamente del superintendente para fines administrativos y presupuestarios. El Defensor del Pueblo proporcionará informes periódicos sobre datos relacionados con preocupaciones y cuestiones emergentes, de una manera que proteja la confidencialidad.

El Defensor del Pueblo no revela la identidad de los visitantes ni los temas de preocupación a menos que lo apruebe expresamente la persona que se comunicó con la oficina o según lo exija la ley.

¿El Defensor del Pueblo mantiene registros permanentes en nombre del distrito?
No. El Defensor del Pueblo no mantiene registros permanentes de comunicaciones confidenciales en nombre del distrito. 

Los únicos registros permanentes que mantiene el Defensor del Pueblo se refieren a documentos no confidenciales sobre las operaciones generales de la Oficina y a resúmenes e informes estadísticos.

Las conversaciones con el Defensor del Pueblo son confidenciales.

El Defensor del Pueblo no divulgará ninguna parte de su conversación sin su permiso previo y no mantendrá registros sobre las inquietudes o problemas que usted discutió.

Si un asunto se convierte en una acción formal, usted no puede solicitar al Defensor del Pueblo que defienda, a favor o en apoyo de cualquier posición. Más bien, el Defensor del Pueblo aboga por un proceso justo.

Sin embargo, el Defensor del Pueblo debe informar o remitir ciertos asuntos al Distrito correspondiente y/o a los funcionarios encargados de hacer cumplir la ley. Esos asuntos incluyen, entre otros, asuntos de conducta sexual inapropiada, discriminación, abuso infantil, abuso de personas mayores o incapacitadas, o amenazas de violencia física.

¿Qué hace un Ombuds? 

¿Qué recursos y servicios proporciona un ombuds?

¿Qué no hace un ombuds?

¿Cuándo debería contactar al ombuds?

¿Cómo puede contactar al ombuds?