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Youth Group Facility Use Guidelines

Información en español

Effective July 26, 2018

Eugene School District 4J (District) sites will be made available at minimal cost, under capable and responsible adult supervision, to local youth organizations approved by District and on record with the Facilities Management Office for the organization’s official activities for school-age children. The permitted activities must be of an educational, recreational, or civic nature. Partisan, political, parochial, or sectarian activities are not allowed under these guidelines but may be permitted at Class II, III, or IV rates under the District’s Community Use of School Facilities Guidelines.

Youth organizations wishing to use facilities must complete District’s online facility use request form. If charges are involved, a lease contract will be prepared and billing will be done by the Facilities Management Office. (For more details, see Community Use of School Facilities Guidelines here)

Youth organizations wishing to use District’s facilities and who wish to meet on a consistent basis during the year must adhere to the following requirements.

I.  Requirements for Class I Approved Status


The user group must adhere to all District policies. In addition, the group’s local, regional (if any), and national (if any) policies and practices must comply with all District policies.


The user group/activity must provide incorporation papers and meet District insurance requirements.


The user group must offer fee reductions to low-income students. Any family that provides documentation of participating in the free and reduced meal program including the CEP Letter (Community Eligibility Provision) or any other form of public assistance will receive a fee reduction of not less than 33%. However, the provision of such documentation need not be a requirement for receipt of a fee reduction. The fee-reduction policy and structure must be clearly described in all literature and website information.


All coaches/leaders must be unpaid volunteers. (If coaches or leaders are paid, Class II rates will apply.)


The user group must accept all youth regardless of level of skill and all must be allowed to participate in every event or activity.


The user group primarily serves students in the District.


User group must have funding sources besides fees from participants.


The user group must be a nonprofit corporation registered as a 501(c) (3) tax-exempt organization with the Internal Revenue Service.


All meetings held for Class I Users will be mandatory. Subcommittee Meetings will also be mandatory. All meetings must have representation. If you do not have anyone in attendance the following steps will be taken. Loss of Class I user status for 1 year, for that year you will be treated as a Class II user. Must reapply for your Class I user status.


II.  Procedures and Priorities for Scheduling Use of 4J Gyms and Ball Fields

The intent: To make all District sites available for use, as much as possible, by the community in a way that is as inclusive and respectful as possible. To honor the historical partnerships District has, including recognizing the beneficial trade of sites. To support the use of District sites by the community, prioritizing programs that serve and accept children regardless of the level of skill and ability to pay.

First Priority

District programs have first priority. Approved youth organizations must prepare and coordinate their schedules so there is no conflict with school-sponsored activities or with each other. School-sponsored activities will be considered to be those scheduled by the individual school for activities associated with and for the benefit of students enrolled at that school.

Second Priority

District-sponsored or contracted child care site users will be honored second. Facilities Schedulers will work with child care site users to support them in using a large open space, which could include a gym, for part of their time, leaving some gym time for other uses when possible. Child care users are required to have use of such space for at least one hour per day.

Second Priority

City of Eugene and River Road Park District use that is provided for in the respective City and River Road Park/District reciprocal agreements will be honored second in conjunction with child care use, i.e., parks and recreation programs of long-standing. The City will also retain the right to choose a 3-hour block of time on Saturday and a 5-hour block of time on Sunday and the gyms they wish to use in each middle school building.

Third Priority

The youth organizations will have third priority on the use of District gyms and ball fields if their requests are submitted and scheduled as specified.


Kidsports, as the largest user of District gyms and ball fields, will be responsible for scheduling all Class I youth athletic groups who have requested the use of District facilities under these guidelines. All teams must be treated equitably, with respect to the number of participants from previous season, as to the number of practice hours and games each may schedule within the available time slots which have been identified by the schools and conveyed to the requesting youth groups .All Class I youth athletic groups must attend the KIDSPORTS practice scheduling meeting for each sporting season (regularly scheduled coaches meetings) posted on the KIDSPORTS website home page under Calendar at, to ensure that all teams are able to secure equitable practice time. Class I youth athletic groups cannot assume that school fields and facilities will be available for their use, if they do not first attend the practice sign up meetings. If for some reason athletic groups missed the scheduled meeting and they still wish to practice and schedule games they will need to contact KIDSPORTS to determine what fields and times remain available and select those. Failure to comply with the above Procedure for scheduling may result in field/facilities use restrictions for unscheduled teams.

Practice and game schedules must be submitted to the Facilities Scheduler, prior to the start of activities and must be posted in a conspicuous location at each gym. This is necessary to confirm who the authorized user is at any given time. For field use, a District facility use form or a letter issued by Kidsports must be carried by each team coach or authorized field user to confirm authorization to be on a given field.

Restrictions. No District gyms may be used for outdoor sports regardless of weather conditions. When facilities are closed due to weather or other hazardous conditions and school activities are canceled, youth organization activities will also be canceled. This situation will generally continue into the weekend. The Facilities Management Office will decide the availability of school facilities on weekends when the above conditions exist.

Dressing rooms and showers are not to be used unless approved by the building principal or designee.

Indoor soccer is not a District approved sport and will only be allowed in District gyms under the following conditions:

  1. The gym to be used has no bleachers.
  2. The school agrees to allow such use.
  3. Only indoor soccer balls are used (nerf or tennis-like balls).
  4. The user agrees to pay rent at Class II, III, or IV rates.

A.  Youth athletic group representatives will enter all coach’s schedules into the District facility use program.

B.  Authorized youth group requests for elementary or middle school use must be filed with the Facilities Scheduler by August 24th in order to receive priority scheduling. Additional requests for site use may be made after that date, but other scheduled users will not be “bumped.”

C.  Approved youth organizations will have priority in scheduling. The intent is that youth sports organizations as a whole will receive the same number of hours as they received in past year(s) (or more if available and approved at quarterly meetings). Facilities Schedulers and youth sports representatives will use the formula listed below, based on the projected number of teams.

D.  Assigning time for approved youth organizations.

To the extent that space and/or fields are available, practice time is requested at each school in the form of hours per week based on the number of teams at the school and the practice allotment per team using the following criteria:

  • Indoor gyms: Elementary — Each team receives 3 hours per week of shared gym or 1.5 hours per week. If only one team is formed at a school they will receive 3 hours/wk.
  • Indoor gyms: Middle Schools — Each team receives 4.5 hours per week of shared gym or 2.25 hours per week. If only one team is formed at a school they will receive 4.5 hours/week.
  • Volleyball teams cannot share the gym with 1st–2nd grade basketball teams.
  • Outdoor fields: Elementary – Each team receives 3 hours per week.
  • Outdoor fields: Middle School – Each team receives 4.5 hours per week.
  • Maximum practice hours available: Indoors 27.5 hours/week per gym and outdoors 27.5 hours/week per sports field based on 3:30–9:00 p.m. practice times.

Two teams will be scheduled per gym at the start of the season. Youth sports teams may request more practice time at the beginning of the season. If available, they will receive the time they request.

Prime time for scheduling approved youth sports activities is 5:00–8:00 p.m. for elementary schools and middle schools. Facilities Schedulers will fill prime time requests first for youth sports organizations and will make them available to youth sports organiza­tions whenever possible.

E.  Groups that have Class I status retain that status year around, including the fee structure. District 4J will meet periodically with users to review the impact of increased usage on gyms and other facilities. Approved groups that would like to expand existing programs (add addi­tional teams requiring more time) or add a new program (new category of use) on District 4J sites will bring their request to a site use meeting as far in advance of the proposed implementa­tion as possible. Time allows for information gathering and discussion about the availability, condition, and maintenance of sites. After consultation with the users, District 4J may set an upper limit on the use of gyms and other facilities.

F.  Curriculum & maintenance considerations. Gyms being used by P.E. teachers for pro­grams with gymnastic equipment and wrestling mats will not be used for after school activities during that part of the scheduled curriculum, in order to protect the equipment and respect the time of the teacher.

P.E. teachers and staff will have one coordinator from each user group to work with regarding gym equipment and appropriate order for the teacher’s class the next day. If equipment is not in working order when the teacher comes in the morning, he/she will have one person to call and talk to. If the teachers or coordinators are not satisfied with the outcome of this conversa­tion, they may follow the process for resolving conflicts.

During summer and breaks, there are special considerations restricting District site use.

III.  Supervision

A.  All youth organizations must provide supervisors for each building. Coaches may function as supervisors for some practices.

B.  A supervisor must not be paid by both organizations at the same time to do two jobs simulta­neously or paid double for doing one job.

C.  For Saturday and Sunday programs held in District gyms, games will not be allowed to be played unless adequate supervision is provided. Periodic checks will be made by representa­tives of the District to assure compliance. If adequate supervision is not provided, that building may be closed to the user for the remainder of the season.

D.  A paid supervisor will be present at middle schools and selected elementary schools during practice times for youth sports organizations as well as during games during the busiest season of the year: December 1st to spring break. The District will pay the cost of supervision during youth sports organizations’ practice sessions using proceeds from building rentals. User groups will continue to pay for supervision during games.

E.  The coach or supervisor is responsible for the supervision of the facilities being used during the time they are scheduled for using the facilities. Participants must not be allowed in the building unless their coach or supervisor is present. To the extent possible, only partici­pants should be admitted into the building during practices.

F.  On the days when games are played in the District’s indoor facilities, a supervisor must be provided by the sponsoring youth sports organization. This supervisor will deal with conflicts, should keep non-players off the gym playing floors, and will keep food and drink out of the gym. The supervisor must be an adult that spectators and participants can readily identify.

IV.  Custodial Work

Normal custodial work will be taken care of by District. If there is extra custodial work required that cannot be taken care of by the regular custodian’s hours, the using organization will be charged for the service at the rate established by the District as listed in the current District Community Use of School Facilities Guidelines.

V.  Use of Equipment

Youth organizations will furnish their own equipment including goal posts for soccer. If District equipment is used, a fee will be charged for its use. Youth organizations may be charged for damaged District equipment.

VI.  Fees

Intent: To generate sufficient funds to help support the District in adequately maintaining its sites for enduring school and community use.

  1. The fee will be $5 per participant per sport per season. At the end of each sport season, youth groups will provide to Facilities Management the num­ber of participants at each District school. Schools, where games are played, will also be identified including the number of gyms or fields used at each site.
  2. The monies will be used as follows:
    • Reimbursement for custodial and other supplies used.
    • Two dollars of the total $5 fee will be used for capital improvements.
  3. The District and the specific organization will reach a mutual agreement on how the money will be distributed to District.
    • It could be given directly to District as a cash payment.
    • District 4J could agree that the user will retain some of the money to do work in District facilities if that work is approved by Facilities Management in advance and if the organiza­tion is able to track the expenditures in a separate account.

VII.  Fund Raising Events

Youth organizations will be charged at Class II, III, or IV rates for fundraising events held in or on District facilities. Groups sponsoring tournaments or activities with teams or participants from outside the local area must pay Class II rates for such usage.

VIII.  Water Bottles

No water bottles are allowed unless there is a doctor’s note (medical reason) for water bottles to be in the gym.

IX.  Concessions

The general guideline will not allow food concessions in District schools. However, there can be exceptions to the guideline. A group using the gym facility must give their approval along with the building principal in order for concessions to be sold. When an outside concessionaire selling food and/or drink is approved by District and user group, then they will be charged at Class IV rates (only for the space they rent) and will provide a supervisor who will keep food and drink out of the gym. Other items such as tournament t-shirts, team photos, or other children’s souvenirs are permitted to be sold by the user group.

X.  Sub-Leasing

No groups are authorized to use District facilities under the umbrella of another group such as Kidsports or the YMCA. Only authorized user group personnel may sign lease contract forms.

XI.  Liability

Youth organizations shall indemnify, defend and hold harmless the District, its officers, agents, and employees from any claims, actions, liability, or costs, including attorney fees and other costs of defense, arising out of or in any way related to the use and occupancy allowed under these guidelines and arising from the sole or joint negligence of the user group, its mem­bers, officers, agents, coaches, spectators, or invitees.

The user group shall be responsible for any loss, damage, or destruction of its own property, equipment, and materials used in conjunction with its activities. In addition, the user group shall be responsible for any loss, damage, or destruction of property belonging to the District or a third party caused by the sole or joint negligence of the user group. Any exception or waiver of these requirements shall be subject to review and approval by District’s Risk Manager.

XII.  Security

Youth organizations staff members with appropriate building badge access must be on site during use.

XIII.  Inappropriate Conduct

The superintendent, building principal/designee, Facilities Management Director or designee, and supervisors have the authority to ask any coach, supervisor or other person to leave the premises for abusive language or conduct not appropriate for working with children. Failure to comply with the request may cause the user group to lose the right to use District facilities.

XIV.  Government Rules and Regulations

All users of the District facilities shall comply with all federal, state, and municipal equal opportunity laws and regulations prohibiting discrimination.

XV.  District Policy Rules and Regulations

Youth organizations are responsible for knowing and enforcing all conduct and use rules and regulations of the District and of the facility being used. Failure to comply with any of the rules and regulations stated in this document may result in the forfeiture of the right of a youth organization to use District facilities. These policy guidelines, revised July 26, 2018 will be in effect until terminated or revised by the District. The District is responsible for reasonable interpretations of the guidelines.

XVI. Process for Resolving Conflicts (Complaint Process)

The Intent: Make it possible for people who disagree with interpretations of site use guidelines and to solve problems cooperatively and in a timely manner. This process is designed for user group representatives and District employees.

  1. If unable to resolve independently, contact the Youth Organization first.  After those steps have been followed and it continues to be unresolved, contact the Facilities Use Coordinator (541-790-7406), or the Facilities Management Rental Office (541-790-7400).

XVII. Approved Youth Groups

The list of approved youth groups shall be kept on file at the District Facilities Management office. By June 1 of every year, each approved youth group must submit a letter indicating that the group is in compliance with all District requirements for approved youth status (unless specific criteria have been waived, in writing, by District). Failure to submit such a letter shall be grounds for removal from the list of approved youth groups.

Director of Facilities Management Ryan Spain

Revised: 1/31/2023


Efectivo a partir del 26 de julio de 2018

Los sitios del Distrito Escolar de Eugene 4J estarán disponibles a un costo mínimo, bajo la supervisión de un adulto capaz y responsable, para las organizaciones juveniles locales aprobadas por el Distrito 4J y registrado en la Oficina de Administración de Instalaciones para las actividades oficiales de la organización para niños en edad escolar. Las actividades permitidas deben ser de carácter educativo, recreativo o cívico. Las actividades partidistas, políticas, parroquiales o sectarias no están permitidas según estas pautas, pero pueden permitirse a tasas de Clase II, III o IV según las Pautas de uso comunitario de las instalaciones escolares del Distrito 4J.

Las organizaciones juveniles que deseen utilizar las instalaciones deben completar el formulario de solicitud de uso de instalaciones en línea del Distrito 4J. Si se trata de cargos, se preparará un contrato de arrendamiento y la Oficina de Administración de Instalaciones realizará la facturación. (Para obtener más detalles, consulte las pautas para el uso comunitario de las instalaciones escolares aqui.)

Las organizaciones juveniles que deseen utilizar las instalaciones del Distrito 4J y que deseen reunirse de manera constante durante el año deben cumplir con los siguientes requisitos.

I. Requisitos para el estatus aprobado de Clase I


El grupo de usuarios debe cumplir con todas las políticas del Distrito. Además, las políticas y prácticas locales, regionales (si corresponde) y nacionales (si corresponde) del grupo deben cumplir con todas las políticas del Distrito.


El grupo/actividad de usuarios debe proporcionar documentos de incorporación y cumplir con los requisitos de seguro del Distrito.


El grupo de usuarios debe ofrecer reducciones de tarifas a los estudiantes de bajos ingresos. Cualquier familia que proporcione documentación de participación en el programa de comidas gratis o a precio reducido, incluida la Carta CEP (Disposición de elegibilidad comunitaria) o cualquier otra forma de asistencia pública, recibirá una reducción de tarifa de no menos del 33%. Sin embargo, la provisión de tal documentación no necesita ser un requisito para recibir una reducción de tarifa. La política y la estructura de reducción de tarifas deben estar claramente descritas en toda la literatura y la información del sitio web.


Todos los entrenadores/líderes deben ser voluntarios no remunerados. (Si se les paga a los entrenadores o líderes, se aplicarán las tarifas de Clase II).


El grupo de usuarios debe aceptar a todos los jóvenes sin importar el nivel de habilidad y todos deben poder participar en cada evento o actividad.


El grupo de usuarios atiende principalmente a los estudiantes del Distrito.


El grupo de usuarios debe tener fuentes de financiación además de las tarifas de los participantes.


El grupo de usuarios debe ser una corporación sin fines de lucro registrada como una organización exenta de impuestos 501(c)(3) con el Servicio de Impuestos Internos de los EE.UU. (Internal Revenue Services)


Todas las reuniones que se celebren para los Usuarios de Clase I serán obligatorias. Las reuniones de los subcomités también serán obligatorias. Todas las reuniones deben tener representación. Si no tiene a nadie presente, se tomarán los siguientes pasos. Pérdida de la condición de usuario de Clase I durante 1 año, durante ese año se le tratará como usuario de Clase II. Debe volver a solicitar su estatus de usuario Clase I.


II. Procedimientos y prioridades para programar el uso de los gimnasios y canchas del 4J

Nuestra intención:

Hacer que todos los sitios del Distrito estén disponibles para el uso de la comunidad, tanto como sea posible, de una manera que sea lo más inclusiva y respetuosa posible. Para honrar las asociaciones históricas que tiene el Distrito, incluido el reconocimiento del intercambio beneficioso de sitios. Apoyar el uso de los sitios del Distrito por parte de la comunidad, dando prioridad a los programas que atienden y aceptan niños independientemente del nivel de habilidad y capacidad de pago.

Primera prioridad

Los programas del distrito tienen primera prioridad. Las organizaciones juveniles aprobadas deben preparar y coordinar sus horarios para que no haya conflicto con las actividades patrocinadas por la escuela o entre sí. Las actividades patrocinadas por la escuela se considerarán aquellas programadas por la escuela individual para actividades asociadas con y en beneficio de los estudiantes matriculados en esa escuela.

Segunda prioridad

Usuarios de sitios de cuidado infantil patrocinados o contratados por el distrito serán honrados en segundo lugar. Los programadores de instalaciones trabajarán con los usuarios del sitio de cuidado infantil para ayudarlos a usar un gran espacio abierto, que podría incluir un gimnasio, durante parte de su tiempo, dejando algo de tiempo de gimnasio para otros usos cuando sea posible. Los usuarios de cuidado infantil deben tener uso de dicho espacio durante al menos una hora por día.

Segunda prioridad

Uso de la ciudad de Eugene y el distrito de parques de River Road que está previsto en los respectivos acuerdos recíprocos de City and River Road Park/Distrito se cumplirá en segundo lugar junto con el uso de cuidado infantil, es decir, parques y programas recreativos de larga data. La Ciudad también conservará el derecho de elegir un bloque de tiempo de 3 horas el sábado y un bloque de tiempo de 5 horas el domingo y los gimnasios que deseen usar en cada edificio de escuela intermedia.

Tercera prioridad

Las organizaciones juveniles tendrán tercera prioridad sobre el uso de los gimnasios y campos de béisbol del Distrito si sus solicitudes se presentan y programan como se especifica.


El Kidsports, como el mayor usuario de los gimnasios y canchas deportivas del Distrito 4J, será responsable de programar todos los grupos atléticos juveniles de Clase I que hayan solicitado el uso de las instalaciones del Distrito 4J según estas pautas. Todos los equipos deben recibir un trato equitativo, con respecto a la cantidad de participantes de la temporada anterior, en cuanto a la cantidad de horas de práctica y juegos que cada uno puede programar dentro de los horarios disponibles que han sido identificados por las escuelas y comunicados a los grupos juveniles solicitantes. Todos los grupos atléticos juveniles de Clase I deben asistir a la reunión de programación de prácticas de KIDSPORTS para cada temporada deportiva (reuniones de entrenadores programadas regularmente) publicada en la página de inicio del sitio web de KIDSPORTS en el Calendario en, para garantizar que todos los equipos puedan asegurar un tiempo de práctica equitativo. Los grupos atléticos juveniles de Clase I no pueden asumir que las canchas e instalaciones escolares estarán disponibles para su uso, si no asisten primero a las reuniones de registro de práctica. Si por alguna razón los grupos atléticos se perdieron la reunión programada y todavía desean practicar y programar juegos, deberán comunicarse con KIDSPORTS para determinar qué canchas y horarios quedan disponibles y seleccionarlos. El incumplimiento del procedimiento anterior para la programación puede resultar en restricciones de uso de campo/instalaciones para equipos no programados.

Los horarios de prácticas y juegos deben enviarse al director de la escuela o su designado, generalmente un Programador de instalaciones, antes del inicio de las actividades y deben publicarse en un lugar visible en cada gimnasio. Esto es necesario para confirmar quién es el usuario autorizado en cada momento. Para uso en la cancha, cada entrenador del equipo o usuario de la cancha autorizado debe llevar un formulario de uso de las instalaciones del Distrito 4J o una carta emitida por Kidsports para confirmar la autorización para estar en una cancha determinada.

Restricciones. No se pueden usar los gimnasios del Distrito para deportes al aire libre, independientemente de las condiciones climáticas. Cuando las instalaciones estén cerradas debido al clima u otras condiciones peligrosas y se cancelen las actividades escolares, las actividades de la organización juvenil también se cancelarán. Esta situación generalmente continuará durante el fin de semana. La Oficina de Administración de Instalaciones decidirá la disponibilidad de las instalaciones escolares los fines de semana cuando existan las condiciones anteriores.

Los vestidores y las duchas no deben usarse a menos que lo apruebe el director del edificio o su designado.

El fútbol sala no es un deporte aprobado por el distrito y solo se permitirá en los gimnasios del distrito bajo las siguientes condiciones:

  1. El gimnasio a utilizar no tiene gradas.
  2. La escuela está de acuerdo en permitir dicho uso.
  3. Solo se utilizan balones de fútbol sala (nerf o pelotas tipo tenis).
  4. El usuario se compromete a pagar el alquiler a tarifas de Clase II, III o IV.
  1. Los representantes de los grupos atléticos juveniles ingresarán todos los horarios de los entrenadores en el programa de uso de las instalaciones del Distrito.
  2. Solicitudes de grupos de jóvenes autorizados para el uso de la escuela primaria o secundaria debe presentarse ante el Programador de instalaciones antes del 24 de agosto para recibir la programación prioritaria. Se pueden realizar solicitudes adicionales para el uso del sitio después de esa fecha, pero otros usuarios programados no serán “rechazados”.
  3. Las organizaciones juveniles aprobadas tendrán prioridad en la programación. La intención es que las organizaciones deportivas juveniles en su conjunto reciban la misma cantidad de horas que recibieron en los años anteriores (o más si están disponibles y se aprueban en las reuniones trimestrales). Los programadores de instalaciones y los representantes de deportes juveniles utilizarán la fórmula que se detalla a continuación, en función del número proyectado de equipos.
  4. Asignación de tiempo para organizaciones juveniles aprobadas.

En la medida en que haya espacio y/o campos disponibles, el tiempo de práctica se solicita en cada escuela en forma de horas por semana según el número de equipos en la escuela y la asignación de práctica por equipo utilizando los siguientes criterios:

  • Gimnasios cubiertos: Primaria: cada equipo recibe 3 horas por semana de gimnasio compartido o 1,5 horas por semana. Si solo se forma un equipo en una escuela, recibirán 3 horas/semana.
  • Gimnasios cubiertos: Escuelas intermedias: cada equipo recibe 4,5 horas por semana de gimnasio compartido o 2,25 horas por semana. Si solo se forma un equipo en una escuela, recibirán 4.5 horas por semana.
  • Los equipos de voleibol no pueden compartir el gimnasio con los equipos de baloncesto de 1° y 2° grado.
  • Campos al aire libre: Primaria: cada equipo recibe 3 horas por semana.
  • Campos al aire libre: Escuela intermedia: cada equipo recibe 4,5 horas por semana.
  • Máximo de horas de práctica disponibles: 27,5 horas a la semana en el interior por gimnasio y 27,5 horas a la semana al aire libre por campo deportivo de 3:30 p. m. a 9:00 p. m. tiempos de práctica.

Se programarán dos equipos por gimnasio al inicio de la temporada. Los equipos deportivos juveniles pueden solicitar más tiempo de práctica al comienzo de la temporada. Si están disponibles, recibirán el tiempo que soliciten.

El horario de máxima audiencia para programar actividades deportivas juveniles aprobadas es de 5:00 p. m. a 8:00 p. m. para escuelas primarias y secundarias. Los programadores de instalaciones completarán las solicitudes de horario de máxima audiencia primero para las organizaciones deportivas juveniles y las pondrán a disposición de las organizaciones deportivas juveniles siempre que sea posible.

E. Los grupos que tienen el estatus de Clase I conservan ese estatus durante todo el año, incluida la estructura de tarifas. El Distrito 4J se reunirá periódicamente con los usuarios para revisar el impacto del mayor uso en los gimnasios y otras instalaciones. Los grupos aprobados que deseen expandir los programas existentes (agregar equipos adicionales que requieran más tiempo) o agregar un nuevo programa (nueva categoría de uso) en los sitios del Distrito 4J presentarán su solicitud a una reunión de uso del sitio con la mayor anticipación posible a la implementación propuesta. posible. El tiempo permite recopilar información y discutir sobre la disponibilidad, condición y mantenimiento de los sitios. Después de consultar con los usuarios, el Distrito 4J puede establecer un límite superior en el uso de gimnasios y otras instalaciones.

F. Currículo y consideraciones de mantenimiento. Gimnasios utilizados por P.E. los maestros de programas con equipo de gimnasia y colchonetas de lucha no se utilizarán para actividades extracurriculares durante esa parte del plan de estudios programado, con el fin de proteger el equipo y respetar el tiempo del maestro.

EDUCACIÓN FÍSICA. los maestros y el personal tendrán un coordinador de cada grupo de usuarios para trabajar con respecto al equipo de gimnasia y el orden apropiado para la clase del maestro al día siguiente. Si el equipo no está en condiciones de funcionamiento cuando el maestro llega por la mañana, tendrá una persona para llamar y hablar. Si los docentes o coordinadores no están satisfechos con el resultado de esta conversación, pueden seguir el proceso de resolución de conflictos.

Durante el verano y los recesos, existen consideraciones especiales que restringen el uso del sitio del Distrito.

III. Supervisión

  1. Todas las organizaciones juveniles deben proporcionar supervisores para cada edificio. Los entrenadores pueden funcionar como supervisores de algunas prácticas.
  2. Un supervisor no debe ser pagado por ambas organizaciones al mismo tiempo para hacer dos trabajos simultáneamente o el doble por hacer un trabajo.
  3. Para los programas de los sábados y domingos que se llevan a cabo en los gimnasios del Distrito, no se permitirán juegos a menos que se brinde la supervisión adecuada. Los representantes del Distrito realizarán verificaciones periódicas para garantizar el cumplimiento. Si no se proporciona la supervisión adecuada, ese edificio puede cerrarse para el usuario por el resto de la temporada.
  4. Un supervisor pagado estará presente en las escuelas intermedias y escuelas primarias seleccionadas durante las prácticas de las organizaciones deportivas juveniles, así como durante los juegos durante la temporada más ocupada del año: del 1 de diciembre al receso de primavera. El Distrito pagará el costo de la supervisión durante las sesiones de práctica de las organizaciones deportivas juveniles utilizando los ingresos de los alquileres de edificios. Los grupos de usuarios seguirán pagando por la supervisión durante los juegos.
  5. El entrenador o supervisor es responsable de la supervisión de las instalaciones que se utilizan durante el tiempo programado para usar las instalaciones. No se debe permitir que los participantes ingresen al edificio a menos que su entrenador o supervisor esté presente. En la medida de lo posible, solo los participantes deben ser admitidos en el edificio durante las prácticas.
  6. En los días en que los juegos se juegan en las instalaciones interiores del Distrito, la organización deportiva juvenil patrocinadora debe proporcionar un supervisor. Este supervisor se ocupará de los conflictos, debe mantener a las personas que no juegan fuera de los pisos de juego del gimnasio y mantendrá comida y bebida fuera del gimnasio. El supervisor debe ser un adulto que los espectadores y participantes puedan identificar fácilmente.

IV. Trabajo de conserje

El distrito se encargará del trabajo normal de conserje. Si se requiere trabajo adicional de conserjería que no puede ser atendido por el horario habitual del conserje, se le cobrará a la organización usuaria por el servicio a la tarifa establecida por el Distrito como se indica en el Distrito actual.Pautas para el uso comunitario de las instalaciones escolares.

V. Uso del equipo

Las organizaciones juveniles proporcionarán su propio equipo, incluidas las porterías de fútbol. Si se usa el equipo del Distrito, se cobrará una tarifa por su uso. Es posible que se cobre a las organizaciones juveniles por equipos dañados del Distrito.

Nuestros honorarios

Intención: Generar fondos suficientes para ayudar a apoyar al Distrito en el mantenimiento adecuado de sus sitios para el uso duradero de la escuela y la comunidad.

  1. La cuota será de $5 por participante por deporte por temporada. Al final de cada temporada deportiva, los grupos de jóvenes proporcionarán a la Gerencia de Instalaciones el número de participantes en cada escuela del Distrito. Las escuelas donde se juegan los juegos también se identificarán, incluida la cantidad de gimnasios o campos utilizados en cada sitio.
  2. El dinero se utilizará de la siguiente manera:
             • Reembolso por custodia y otros suministros utilizados.
             • Dos dólares de la tarifa total de $5 se utilizarán para mejoras de capital.
  3. El Distrito y la organización específica llegarán a un acuerdo mutuo sobre cómo se distribuirá el dinero al Distrito.
    • Podría entregarse directamente al Distrito como pago en efectivo.
    • El Distrito 4J podría acordar que el usuario retendrá parte del dinero para realizar trabajos en las instalaciones del Distrito si la Administración de las Instalaciones aprueba dicho trabajo con anticipación y si la organización puede realizar un seguimiento de los gastos en una cuenta separada.

VIII. Eventos para recaudar fondos

A las organizaciones juveniles se les cobrarán tarifas de Clase II, III o IV por los eventos de recaudación de fondos que se celebren en las instalaciones del Distrito. Los grupos que patrocinen torneos o actividades con equipos o participantes fuera del área local deben pagar tarifas de Clase II por dicho uso.

VIII. Botellas de agua

No se permiten botellas de agua a menos que haya una nota del médico (razón médica) para que haya botellas de agua en el gimnasio.

IX. Concesiones

La pauta general no permitirá concesiones de alimentos en las escuelas del Distrito. Sin embargo, puede haber excepciones a la directriz. Un grupo que utilice las instalaciones del gimnasio debe dar su aprobación junto con el director del edificio para poder vender las concesiones. Cuando el Distrito y el grupo de usuarios aprueban a un concesionario externo que vende alimentos y/o bebidas, se les cobrarán tarifas de Clase IV (solo por el espacio que alquilan) y proporcionarán un supervisor que mantendrá los alimentos y bebidas fuera del gimnasio. . El grupo de usuarios puede vender otros artículos, como camisetas de torneos, fotos de equipos u otros recuerdos para niños.

X. Subarrendamiento

Ningún grupo está autorizado a utilizar las instalaciones del Distrito bajo la protección de otro grupo, como Kidsports o YMCA. Solo el personal autorizado del grupo de usuarios puede firmar formularios de contrato de arrendamiento.

XI. Responsabilidad

Las organizaciones juveniles indemnizarán, defenderán y eximirán de responsabilidad al Distrito, sus funcionarios, agentes y empleados de cualquier reclamo, acción, responsabilidad o costo, incluidos los honorarios de abogados y otros costos de defensa, que surjan de o estén relacionados de alguna manera con el uso. y ocupación permitida bajo estas pautas y que surja de la negligencia única o conjunta del grupo de usuarios, sus miembros, funcionarios, agentes, entrenadores, espectadores o invitados.

El grupo de usuarios será responsable de cualquier pérdida, daño o destrucción de sus propios bienes, equipos y materiales utilizados en relación con sus actividades. Además, el grupo de usuarios será responsable de cualquier pérdida, daño o destrucción de propiedad perteneciente al Distrito o de un tercero causado por la negligencia única o conjunta del grupo de usuarios. Cualquier excepción o renuncia a estos requisitos estará sujeta a revisión y aprobación por parte del Gerente de Riesgos del Distrito.

XII. Seguridad

Los miembros del personal de las organizaciones juveniles con acceso a la credencial del edificio apropiado deben estar en el sitio durante el uso.

XIII. Conducta inapropiada

El superintendente, el director/designado del edificio, el director de administración de instalaciones o su designado y los supervisores tienen la autoridad de pedirle a cualquier entrenador, supervisor u otra persona que abandone las instalaciones por lenguaje abusivo o conducta no apropiada para trabajar con niños. El incumplimiento de la solicitud puede causar que el grupo de usuarios pierda el derecho a usar las instalaciones del Distrito.

XIV. Normas y reglamentos gubernamentales

Todos los usuarios de las instalaciones del Distrito deberán cumplir con todas las leyes y reglamentos federales, estatales y municipales de igualdad de oportunidades que prohíben la discriminación.

XV. Normas y reglamentos del distrito

Las organizaciones juveniles son responsables de conocer y hacer cumplir todas las normas y reglamentos de conducta y uso del Distrito y de la instalación que se utiliza. El incumplimiento de cualquiera de las normas y reglamentos establecidos en este documento puede resultar en la pérdida del derecho de una organización juvenil a usar las instalaciones del Distrito. Estas pautas de política, revisadas el 26 de julio de 2018, estarán vigentes hasta que el Distrito las rescinda o las revise. El Distrito es responsable de las interpretaciones razonables de las pautas.

XVI. Proceso de Resolución de conflictos (Proceso de queja)

La intención: hacer posible que las personas que no están de acuerdo con las interpretaciones de las pautas de uso del sitio resuelvan los problemas de manera cooperativa y oportuna. Este proceso está diseñado para representantes de grupos de usuarios y empleados del Distrito.

  1. Si no puede resolverlo de forma independiente, comuníquese primero con la Organización Juvenil. Después de que se hayan seguido esos pasos y siga sin resolverse, comuníquese con el Coordinador de Uso de Instalaciones (541-790-7406), o la Oficina de Alquiler de Administración de Instalaciones (541-790-7400).

XVII. Grupos aprobados de jóvenes

La lista de grupos juveniles aprobados se mantendrá archivada en la oficina de Administración de Instalaciones del Distrito. Para el 1 de junio de cada año, cada grupo de jóvenes aprobado debe presentar una carta que indique que el grupo cumple con todos los requisitos del Distrito para el estado de jóvenes aprobado (a menos que el Distrito haya renunciado por escrito a los criterios específicos). La falta de presentación de dicha carta será motivo de eliminación de la lista de grupos juveniles aprobados.

Director de Gestión de Instalaciones Juan España

Revisado: 31/01/2023