Eugene School District 4J

Volunteer/Contractor/Coach

Criminal Records Checks and Fingerprinting

Información en español

In a continuing effort to ensure the safety and welfare of students and staff, the district shall require all newly hired full-time and part-time employees not requiring licensure through the Teacher Standards Practices Commission (TSPC) to undergo a criminal records check and fingerprinting. Other individuals, as determined by the district, who will have direct, unsupervised contact with students shall submit to criminal records checks and/or fingerprinting as required by law.

Volunteers and contractors who will not have direct, unsupervised contact with students will not need to complete a nationwide criminal records check based on fingerprinting, but are required to complete a statewide criminal records check before being permitted to volunteer or work.

“Direct, unsupervised contact with students” means contact with a student that provides the person opportunity and probability for personal communication or touch when not under direct supervision.

“Volunteer” means an individual other than an employee who is authorized to assist district employees and who does not receive pay.

“Contractor” means a person who contracts with or who is an employee or agent of a person or business that contracts with the district to provide services or products for the district.

Criminal records checks and/or fingerprinting is required of the following:

• All district contractors and their employees;
• All district contractors and their employees who provide early childhood special education or early intervention services in accordance with rules established by the Oregon Department of Education, Child Care Division;
• Any community college faculty member providing instruction at the site of an early childhood education program, at a school site as part of an early childhood program or at K-12 school site during the regular school day;
• Any individual who is an employee of a public charter school and not requiring licensure through TSPC;
• Any individual considered for volunteer service with the district; and
• Head coaches of district-recognized, community-sponsored club sports.

The district requires criminal records check based on fingerprinting for volunteers with direct, unsupervised contact with students in the following positions:

• Coach of a district-sponsored sport;
• Coach of a OSAA activity, including Speech;
• Choreographer, accompanist or drama coach;
• Overnight chaperone, other than a K-12 student; and
• Volunteers with direct, unsupervised contact with students on a regular basis, defined as at least four times per month, in a location other than a common area of a school.

Any individual who knowingly makes a false statement as to the conviction of a crime or has been convicted of a crime listed in ORS 342.143 will result in immediate termination from the ability to volunteer or be contracted by the district.

Human Resources is responsible for conducting criminal background check for employees, contractors, and volunteers. Human Resources is also responsible for maintaining the district wide online volunteer/visitor database. You can reach background checks at 541-790-7693.

Volunteer Background Check Process:

Volunteers may not begin until they have been cleared. The requirement to conduct a criminal background check for volunteers/contractors/coaches or other individuals as determined by the district is pursuant to Board Policy GCDA/GDDA-Criminal Records Checks and Fingerprinting and state law.

To ensure that the volunteer criminal checks are completed, the following process must be followed:

1. Community and parent volunteers new to a school need to complete the online volunteer application.
   All information on the application is sensitive and will be maintained in a confidential manner.
2. Parent volunteers must complete the Criminal Background Check form only once every two years while their student is in continuous attendance at a school. If the student changes schools during those two years, the parent can send an email to HR_VolunteerSupport@4j.lane.edu and request their location be updated.  Schools should look at their listings in the volunteer database to confirm whether a check has been done.
3. Human Resources staff will conduct the criminal records search and add cleared volunteers to the database.
4. Staff will inform the principal, or sponsoring staff member, of any individual who cannot be approved based upon their criminal records check or the results of their criminal records check based upon fingerprinting when an application cannot be approved.
5. An individual who disagrees with any decisions regarding their status as a volunteer that results from the criminal background check may appeal that decision to HR_VolunteerSupport@4j.lane.edu
6. If you have an urgent need for a quick response, contact HR_VolunteerSupport@4j.lane.edu or call 541-790-7670.
7. Volunteers who will have direct, unsupervised contact with students are required to complete a nationwide criminal records check based on fingerprints prior to contact with students.

Information About Volunteering in 4J

Chequeo de antecedentes para hacer  voluntariado

Voluntario/Contratista/Entrenador

Verificaciones de antecedentes penales y toma de huellas dactilares

En un esfuerzo continuo para garantizar la seguridad y el bienestar de los estudiantes y el personal, el distrito exigirá que todos los empleados recién contratados a tiempo completo y a tiempo parcial que no requieran una licencia a través de la Comisión de Prácticas de Estándares Docentes (TSPC, por sus siglas en inglés) se sometan a una verificación de antecedentes penales y a una toma de huellas dactilares. Otras personas, según lo determine el distrito, que tendrán contacto directo y sin supervisión con los estudiantes deberán someterse a verificaciones de antecedentes penales y/o tomas de huellas dactilares según lo exige la ley.

Los voluntarios y contratistas que no tendrán contacto directo y sin supervisión con los estudiantes no necesitarán completar una verificación de antecedentes penales a nivel nacional basada en las huellas dactilares, pero sí deberán completar una verificación de antecedentes penales a nivel estatal antes de que se les permita ser voluntarios o trabajar.

“Contacto directo y sin supervisión con estudiantes” significa contacto con un estudiante que le brinda a la persona la oportunidad y probabilidad de comunicarse o tocarse personalmente cuando no está bajo supervisión directa.

“Voluntario” significa una persona distinta de un empleado que está autorizado a ayudar a los empleados del distrito y que no recibe pago.

“Contratista” significa una persona que contrata o que es empleado o agente de una persona o empresa que contrata con el distrito para proporcionar servicios o productos para el distrito.

Se requieren verificaciones de antecedentes penales y/o huellas dactilares de lo siguiente:

• Todos los contratistas del distrito y sus empleados;
• Todos los contratistas del distrito y sus empleados que brindan educación especial para la primera infancia o servicios de intervención temprana de acuerdo con las reglas establecidas por la División de Cuidado Infantil del Departamento de Educación de Oregon;
• Cualquier miembro del cuerpo docente de un colegio comunitario que brinde instrucción en el sitio de un programa de educación infantil temprana, en una escuela como parte de un programa infantil temprano o en una escuela K-12 durante el día escolar regular;
• Cualquier individuo que sea empleado de una escuela pública autónoma y que no requiera una licencia a través de TSPC;
• Cualquier individuo considerado para servicio voluntario en el distrito; y
• Entrenadores en jefe de clubes deportivos patrocinados por la comunidad y reconocidos por el distrito.

El distrito requiere una verificación de antecedentes penales basada en huellas dactilares para los voluntarios con contacto directo y sin supervisión con estudiantes en las siguientes posiciones:

• Entrenador de un deporte patrocinado por el distrito;
• Entrenador de una actividad de OSAA, incluyendo del Habla y lenguaje;
• Coreógrafo, acompañante o profesor de teatro;
• Acompañante nocturno, que no sea un estudiante de K-12; y
• Voluntarios con contacto directo y sin supervisión con estudiantes de forma regular, definido como al menos cuatro veces al mes, en un lugar que no sea un área común de una escuela.

Cualquier individuo que, a sabiendas, haga una declaración falsa sobre la condena de un delito o haya sido condenado por un delito enumerado en ORS 342.143 resultará en la terminación inmediata de su capacidad de ser voluntario o ser contratado por el distrito.

Recursos Humanos es responsable de realizar una verificación de antecedentes penales de empleados, contratistas y voluntarios. Recursos Humanos también es responsable de mantener la base de datos de visitantes/voluntarios en línea de todo el distrito. Puede comunicarse con verificaciones de antecedentes al 541-790-7670.

Proceso de verificación de antecedentes voluntarios:

Los voluntarios pueden comenzar hasta que hayan sido autorizados. El requisito de realizar una verificación de antecedentes penales para voluntarios/ contratistas/ entrenadores u otras personas según lo determine el distrito está de conformidad con la Norma de la Junta: GCDA/GDDA-Verificaciones de antecedentes penales y toma de huellas dactilares y la ley estatal.

Para garantizar que se completen las verificaciones penales voluntarias, se debe seguir el siguiente proceso:

1. Voluntarios de la comunidad y nuevos padres en una escuela necesitan completar la solicitud de voluntariado en línea.
   Toda la información contenida en la solicitud es confidencial y se mantendrá de manera confidencial.
2. Los padres voluntarios deben completar el formulario de verificación de antecedentes penales solo una vez cada dos años mientras su estudiante asiste continuamente a una escuela. Si el estudiante cambia de escuela durante esos dos años, los padres pueden enviar un correo electrónico a: HR_VolunteerSupport@4j.lane.edu y solicitar que se actualice su ubicación. Las escuelas deben consultar sus listados en la base de datos de voluntarios para confirmar si se ha realizado una verificación.
3. El personal de Recursos Humanos lleva a cabo la búsqueda de antecedentes penales y agrega voluntarios autorizados a la base de datos.
4. El personal informará al director, o al miembro del personal patrocinador, de cualquier individuo que no pueda ser aprobado según su verificación de antecedentes penales o los resultados de su verificación de antecedentes penales según las huellas dactilares cuando una solicitud no pueda aprobarse.
5. Un individuo que no esté de acuerdo con cualquier decisión con respecto a su condición de voluntario que resulte de la verificación de antecedentes penales puede apelar esa decisión ante HR_VolunteerSupport@4j.lane.edu
6. Si tienes una urgente necesidad de una respuesta rápida, póngase en contacto conHR_VolunteerSupport@4j.lane.edu o llame al 541-790-7693.
7. Los voluntarios que tendrán contacto directo y sin supervisión con los estudiantes deben completar una verificación de antecedentes penales a nivel nacional basada en huellas dactilares antes de entrar en contacto con los estudiantes.