Eugene School District 4J

Published: AUGUST 4, 2023

Información en español

 August 2, 2023
School Board Regular Meeting

On Wednesday, August 2, the school board held a regular meeting. The sessions were open to the public via in-person meeting, live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Note: You’re able to watch the specific meeting agenda items summarized below by clicking on the three-line icon on the video player.

Regular Meeting

Introductory Comments

Superintendent Andy Dey thanked staff for their preparations for the coming school year and recognized Martha Dyer, teacher librarian at Chávez Elementary School, who was honored as the 2023 Elementary Teacher Librarian of the Year by the Oregon Association of School Librarians.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received update on board organizational vote: Board members received information and discussed a vote during the prior meeting related to the election of a 2023–24 board officer. Board members agreed that the board policy outlining the election and duties of the board chair and vice chair needed to be updated.

• Announced vacancy on the school board: Board members announced the Position 2 seat on the seven-member board was vacant. The school board member who had held the seat, Laural O’Rourke, resigned her position last month.

• Discussed schedule for school board’s annual retreat: Board members traditionally hold their annual retreat in late summer or early fall of each new school year to discuss goals and major initiatives for the school year.

• Discussed board and superintendent committee assignments: Each year, the board chair surveys board members before assigning them to various internal committees and associated bodies.

•  Identified revisions to draft board meeting minutes: Board members identified four corrections to the draft official minutes of the June 21 and July 5 board meetings. They will approve the corrected documents at an upcoming board meeting.

Items for Action

• Approved the consent calendar: With a single vote, board members approved contracts for new playground equipment and outdoor rubber surfacing at the new Camas Ridge Elementary School building, as well as ventilation improvements at multiple school sites. The vote was unanimous.

• Approved revisions to previously adopted board meeting minutes: Board members approved a revision to the wording of a motion the board approved during the June 7 board meeting that was captured incorrectly in the official meeting minutes the board approved on June 21. The vote was unanimous.

• Approve revised board meeting calendar: Board members approved a revision to the calendar of board meetings that board members initially approved on June 21. The board approved moving a meeting to October 4 from October 11. The vote was unanimous. It also postponed until its next meeting deciding when to reschedule the board meeting set for June 19, which falls on the federal holiday of Juneteeth.

• Considered changes to board meeting model: The board now holds two regular business meetings most months during the school year and schedules work sessions or executive, or nonpublic, sessions, as needed, before those regular meetings. Board members discussed possible changes to that format to maximize opportunities for community members to provide input during meetings. The board voted to direct staff to bring back some alternative meeting formats for further discussion at an upcoming meeting. The vote was unanimous. In addition, the board approved a motion to start work sessions as early as 3 p.m. for the next three meeting dates on August 16, September 6 and September 20. The vote was unanimous.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered process to appoint new school board member: School board members discussed the process to appoint a new school board member to fill the seat vacated by former board member Laural O’Rourke, who resigned last month. The district will begin accepting applications on Monday, August 7. The deadline will be September 11. The board will finalize its process to appoint a new school board member at its next meeting on August 16.

A motion to give applicants the option of providing a letter of recommendation as part of their application did not pass due to a 3–3 tie vote by the board. The motion required at least four votes to pass. Board members Rick Hamilton, Morgan Munro and Judy Newman voted for the motion, and board members Tom Di Liberto, Jenny Jonak and Maya Rabasa voted it down.

Public Input

The board heard live public comment in person. Three people testified. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

August 2 regular board meeting materials

August 2 regular meeting audio recording
August 2 regular meeting video recording

Resumen y video de la reunión de la junta del 2 de agosto de 2023

Reunión Ordinaria de la Junta Escolar

El miércoles 2 de agosto, la junta escolar sostuvo una reunión ordinaria. Las sesiones estuvieron abiertas al público en persona, a través de video en vivo por Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Nota: puede ver los elementos específicos de la agenda de la reunión que se resumen a continuación haciendo clic en el ícono de tres líneas en el reproductor de video.

Reunión Ordinaria

Comentarios introductorios

El superintendente Andy Dey agradeció al personal por sus preparativos para el próximo año escolar y reconoció a Marta Dyer, maestra bibliotecaria de la Primaria Chávez, quien fue honrada como la Maestra bibliotecaria del Año 2023 por la Asociación de Bibliotecarios Escolares de Oregón.

Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)

• Actualización recibida sobre el voto organizativo de la junta: Los miembros de la junta recibieron información y discutieron una votación relacionada con la elección de un funcionario de la junta para 2023–24 durante la reunión anterior. Los miembros de la junta acordaron que era necesario actualizar la política de la junta que describe la elección y los deberes del presidente y vicepresidente de la junta.
• Vacante anunciada en la junta escolar: Los miembros de la junta anunciaron que el asiento de la Posición 2 en la junta de siete miembros estaba vacante. La miembro de la junta escolar que había ocupado el puesto, Laural O’Rourke, renunció a su cargo el mes pasado.
• Horario discutido para el retiro anual de la junta escolar: Los miembros de la junta tradicionalmente realizan su retiro anual a fines del verano o principios del otoño de cada nuevo año escolar para analizar las metas y las principales iniciativas para el año escolar.
• Se discutieron las asignaciones de la junta y del comité del superintendente: Cada año, el presidente de la junta encuesta a los miembros de la junta antes de asignarlos a varios comités internos y órganos asociados.
• Revisiones identificadas al borrador de las actas de las reuniones de la junta: Los miembros de la junta identificaron cuatro correcciones al borrador de las actas oficiales de las reuniones de la junta del 21 de junio y el 5 de julio. Ellos aprobarán los documentos corregidos en una próxima reunión de la junta.

Elementos para la acción

• Aprobó el calendario de consentimiento: Con un solo voto, los miembros de la junta aprobaron contratos para nuevos equipos exteriores de juegos con superficies de hule en la nueva Primaria Camas Ridge, así como mejoras en la ventilación en múltiples sitios escolares. La votación fue unánime.
• Revisiones aprobadas de actas de reuniones de la junta adoptadas anteriormente: Los miembros de la junta aprobaron una revisión de la redacción de una moción que la junta aprobó durante la reunión de la junta del 7 de junio que se capturó incorrectamente en las actas de la reunión oficial que la junta aprobó el 21 de junio. El voto fue unánime.
• Aprobar el calendario revisado de reuniones de la junta: Los miembros de la junta aprobaron una revisión del calendario de reuniones de la junta que los miembros de la junta aprobaron inicialmente el 21 de junio. La junta aprobó trasladar una reunión del 11 de octubre al 4 de octubre. La votación fue unánime. También se pospuso hasta su próxima reunión decidir cuándo reprogramar la reunión de la junta fijada para el 19 de junio, que cae en el feriado federal de Juneteeth.
• Cambios considerados en el modelo de reunión de la junta: La junta ahora lleva a cabo dos reuniones de negocios regulares la mayoría de los meses durante el año escolar y programa sesiones de trabajo o sesiones ejecutivas, no públicas, según sea necesario, antes de esas reuniones regulares. Los miembros de la junta discutieron posibles cambios a ese formato para maximizar las oportunidades para que los miembros de la comunidad proporcionen información durante las reuniones. La junta votó para ordenar al personal que traiga algunos formatos de reunión alternativos para una decisión adicional en una próxima reunión. La votación fue unánime. Además, la junta aprobó una moción para iniciar las sesiones de trabajo a partir de las 3 p.m. para las próximas tres fechas de reunión el 16 de agosto, 6 de septiembre y 20 de septiembre. La votación fue unánime.

Elementos para acciones futuras (se espera una acción de la junta en una reunión posterior)

• Proceso considerado para nombrar un nuevo miembro de la junta escolar: Los miembros de la junta escolar discutieron el proceso para nombrar a un nuevo miembro de la junta escolar para ocupar el puesto que dejó vacante el ex miembro de la junta Laural O’Rourke, quien renunció el mes pasado. El distrito comenzará a aceptar solicitudes el lunes 7 de agosto. La fecha límite será el 11 de septiembre. La junta finalizará su proceso para nombrar a un nuevo miembro de la junta escolar en su próxima reunión el 16 de agosto.

Una moción para dar a los solicitantes la opción de proporcionar una carta de recomendación como parte de su solicitud no fue aprobada debido a un empate de 3 a 3 en la votación de la junta. La moción requería al menos cuatro votos para ser aprobada. Los miembros de la junta Rick Hamilton, Morgan Munro y Judy Newman votaron a favor de la moción, y los miembros de la junta Tom Di Liberto, Jenny Jonak y Maya Rabasa la rechazaron.

Comentarios públicos

La junta escuchó los comentarios públicos en vivo en persona. Tres personas testificaron. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar el formulario de solicitud en línea el lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a: junta@4j.lane.edu.

Agenda y Materiales

Materiales de la reunión regular de la junta del 2 de agosto

Audio de la reunión ordinaria del 2 de agosto
Video de la reunión regular del 2 de agosto