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August 4, 2021
School Board Work Session and Regular Meeting

On Wednesday, Aug. 4, the school board held a work session and regular meeting. Community members attended the meeting in-person for the first time in more than a year. The meeting also was open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM.

The board continues its work to reorient 4J’s discipline and student safety practices so all students feel safe at school and practices do not disproportionately harm students of color, LBGTQ students, and students with disabilities, among others.

Representatives of SeeChange LLC, a Portland-based consultant, presented the board a report on its analysis of the district’s strengths, challenges and opportunities related to student and school safety. The assessment was based on a review of district data; students’ and educators’ survey responses; and 33 hours of interviews and focus groups with students, families and educators.

In summary, the assessment found that 4J students and educators generally feel safe at school. It concluded there are promising practices occurring in areas of the district where students experience culturally affirming environments, there is a focus on relationship building and repair, social and emotional needs are addressed, and there is growing diversity in the educator pool. However, the assessment found there is a disconnect between what students feel are the most pressing safety issues for them and what district resources, policies and practices are addressing. The assessment concluded that systemic challenges include a lack of unified professional development on these issues, need for a deeper commitment to equity, initiatives and departments that are disconnected from one another, and policies and procedures that leave room for exclusion, individual bias and disparities. The report said that 4J does not have a “north star,” or specific direction, in what the district seeks to achieve and by when related to student safety and belonging, that drives policy and resource decisions.

The consultant recommended the district undertake a community visioning process to define a “north star” and then develop and implement a plan to align policies, practices and resources toward it.

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar welcomed board members to the first regular board meeting of the 2021–22 school year and acknowledged the community members sitting in the audience in-person for the first time in more than a year. She introduced Dr. José Salgado, 4J’s new assistant superintendent for instruction.

Superintendent Vandercar noted the increase in COVID-19 cases and hospitalizations in Lane County related to the spread of the more highly contagious delta variant. She addressed the new state rule reinstating a requirement that everyone in K–12 schools must wear face coverings and noted the Oregon Health Authority’s legal authority to adopt the rule. She said the district will comply with the statewide rule and take all necessary precautions to keep students in the classroom and out of quarantine.

The superintendent said changes would be coming to 4J’s Equity Committee as a result of a new state law, which requires all Oregon school districts to establish educational equity advisory committees. The new law will result in changes to the membership and responsibilities of the district’s equity committee. The board will receive more information about the forthcoming changes during its August 18 meeting.

Superintendent Vandercar said students and staff will return to the building that houses Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School this fall. The building was closed in May when two roof trusses were found to be failing in one of the school’s gymnasiums. Crews have shored up the roof of the gym, and the building has engineers’ approval to reopen for regular use including the spaces around the gym. While the rest of the building is safe and ready for students to return, the gym itself will remain closed and off-limits for the school year, until full repairs are completed in summer 2022.

The superintendent noted that, as shared in previous board meetings, teacher staffing has been added and the district is moving to add space at the school site. Two modular classroom buildings with two classrooms each will be installed at the Kelly/YG school site, adding four classrooms. The first building is aimed to be in place by the start of school, and the second will be delivered later in the school year.

Public Hearing

• Public hearing on the potential purchase of property:  The board held a public hearing on 4J’s potential purchase of two residential properties to launch a new career technical education program, Future Build Project, in which students will learn construction skills and help build housing. The neighboring lots are located between Northwest Expressway and Filbert Avenue on the block between Park and Cherry avenues in the River Road area. The public hearing is an opportunity for residents to testify before the board on the proposed property purchase and the related findings of fact—a document that outlines the proposed acquisition and evaluation criteria for the public record. No one testified during the public hearing.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Update on KRVM radio operations and diversity plan: Public radio station KRVM has been in operation since 1947, currently operating from a small studio behind Sheldon High School. The district provides space for KRVM to operate and holds its FCC license, but the radio station is otherwise self-funded through listener donations, underwriting and grants. 4J students take classes at the studio in radio broadcasting, podcasting, and other digital media experiences. KRVM’s operations manager and other district staff provided an overview of KRVM’s operations and its diversity plan, including ongoing efforts to diversify its volunteer team and musical programming.

• Update on state guidance for the return of full-time, in-person learning this fall: A new state rule requires everyone in K–12 schools in Oregon to resume wearing face coverings indoors at all times during the school day and educational activities. The superintendent noted the district had learned that school districts violating the rule could be fined $500 per day per incident, and that educators could be disciplined, up to losing their license, for violations.

4J will offer a new online learning option for elementary school students whose families who prefer they continue to learn online. The new option will feature online classrooms with a blend of real-time or synchronous learning and independent learning activities. Classrooms will be districtwide and will not be associated with individual 4J schools or special learning programs, as they were with the “Same School Online” learning option offered last year. The district also offers Eugene Online Academy, an asynchronous, more self-directed learning model with support from 4J teachers. Families will receive information about the new learning option and how to request enrollment next week.

District staff also briefed the board on the Ready Schools, Safe Learners Resiliency Framework, the set of mostly advisory guidelines developed by the Oregon Department of Education to help school districts plan for the return of full-time, in-person learning this fall. The state guidelines strongly advise school districts to provide vaccination opportunities for eligible students and staff, maintain physical distancing of at least 3 feet to the extent possible, design cohorts for students to the extent possible, provide effective ventilation and indoor air quality, establish protocols for hand hygiene, and take other layered prevention measures.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board approved personnel actions; awarded a contract to purchase and place the second of two modular classroom buildings at Kelly Middle School; authorized seeking federal grant funding to subsidize the purchase of new student laptops for middle and high schools; and approved the official minutes of the March 17, June 2, June 16, June 23 and July 1 board meetings. The vote was unanimous.

• Approved the purchase of property: The board unanimously approved the purchase of two adjacent residential lots located in the River Road area to launch a new career technical education program.

The district will pay no more than $85,000 for each of the two lots, located between Northwest Expressway and Filbert Avenue on the block between Park and Cherry avenues. The sale of one of the lots is expected to close by August 13. The sale of the second lot is expected to close at a later date, as the district is awaiting verification from the City of Eugene that that property is a legal lot. If the city doesn’t provide that verification, the district will not buy the lot.

4J is planning to launch a career technical education (CTE) program, called the Future Build Project, in which students will learn construction skills and help build housing. The program will provide students with hands-on experience building a home—teaching them about planning, budgeting, design and construction—under the supervision of a licensed teacher with support from community mentors. The home or homes built through the program then will be sold to a community partner to help economically disadvantaged families transition into home ownership, and the proceeds of the sale will be used to purchase property for the next home.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered initiating the process to adopt a new language arts and social studies curriculum for elementary schools: In 2020 and 2021, the Oregon Department of Education adopted new English language arts and new social studies standards, respectively. District staff shared that the curriculum used by 4J educators to teach elementary students language arts doesn’t align with current educational research. Research also shows increased reading comprehension by bringing together social studies and language arts instruction. In addition, the curriculum used by 4J’s language immersion programs in the target language is not aligned with the district’s English-language curriculum. A full language arts adoption process has not taken place since 2007.

The school board will decide whether to initiate a comprehensive process for the district to adopt updated language arts and social studies curriculum for elementary schools. The adoption process would be led by a team of about 55 elementary school teachers plus other district staff, and it would include opportunities for educators, parents and community members to provide feedback. Under the proposed timeline, the school board would consider adoption of the new curriculum recommended by the adoption team in the spring of 2022.

• Considered initiating the process to adopt a new language arts curriculum for 4J middle and high schools: In 2020, the Oregon Department of Education adopted new English language arts standards. District staff shared that the curriculum that 4J educators use to teach language arts to students in grades 6–12 is based on older state standards for language arts that don’t align with current educational research. In addition, the curriculum used in the target language in 4J’s language immersion programs is not aligned with the district’s English-language curriculum. A full language arts adoption process has not taken place since 2007.

The school board will decide whether to to initiate a comprehensive process for the district to adopt a updated language arts curriculum for middle and high schools. The extensive two-year process would be led by a team of about 28 teachers plus other district staff, and it would include opportunities for educators, parents and community members to provide feedback. Under the proposed timeline, the school board would consider adoption of the new curriculum in the spring of 2023.

• Considered revisions to board policies to reflect changes in law and make updates consistent with best practices:
– IIBGA – Electronic Communications System
– INDB – Flag Displays and Salutes
– JGA – Corporal Punishment

Public Input

The board heard live public comment both in-person and virtually via Zoom. Ten speakers, three in-person and seven virtually, spoke about face coverings and the heating systems in 4J’s school buildings. The board took a brief recess during the public comment period due to ongoing disruptions from audience members.

To request to speak to the school board, either in-person or virtually, community members may complete an online request form by 5 p.m. on the Monday before the next regular board meeting. Up to 10 people will be scheduled to provide public comment at each meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.

Agenda and Materials

August 4 meeting agenda and materials
August 4 work session audio recording
August 4 regular meeting audio recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Sesión de trabajo y reunión ordinaria de la junta escolar

El miércoles 4 de agosto, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión ordinaria. Los miembros de la comunidad asistieron a la reunión en persona por primera vez en más de un año. La reunión también estuvo abierta al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en KRVM 1280-AM.

La junta continúa su trabajo para reorientar las prácticas de disciplina y seguridad estudiantil de 4J para que todos los estudiantes se sientan seguros en la escuela y las prácticas no perjudiquen desproporcionadamente a los estudiantes de color, estudiantes LBGTQ y estudiantes con discapacidades, entre otros.

Los representantes de SeeChange LLC, un consultor con sede en Portland, presentaron a la junta un informe sobre su análisis de las fortalezas, desafíos y oportunidades del distrito en relación con la seguridad de los estudiantes y la escuela. La evaluación se basó en una revisión de los datos del distrito; respuestas a encuestas de estudiantes y educadores; y 33 horas de entrevistas y grupos focales con estudiantes, familias y educadores.

En resumen, la evaluación encontró que los estudiantes y educadores de 4J generalmente se sienten seguros en la escuela. Concluyó que existen prácticas prometedoras en áreas del distrito donde los estudiantes experimentan entornos culturalmente afirmativos, hay un enfoque en la construcción y reparación de relaciones, se abordan las necesidades sociales y emocionales y existe una diversidad creciente en el grupo de educadores. Sin embargo, la evaluación encontró que existe una desconexión entre lo que los estudiantes sienten que son los problemas de seguridad más apremiantes para ellos y los recursos, políticas y prácticas del distrito que están abordando. La evaluación concluyó que los desafíos sistémicos incluyen la falta de un desarrollo profesional unificado en estos temas, la necesidad de un compromiso más profundo con la equidad, iniciativas y departamentos que están desconectados entre sí, y políticas y procedimientos que dan lugar a la exclusión, el sesgo individual y las disparidades. El informe dice que 4J no tiene una “estrella del norte” o dirección específica, en lo que el distrito busca lograr y cuando se relaciona con la seguridad y pertenencia de los estudiantes, que impulsa las decisiones de políticas y recursos.

El consultor recomendó que el distrito emprenda un proceso de visión comunitaria para definir una “estrella del norte” y luego desarrolle e implemente un plan para alinear políticas, prácticas y recursos hacia ella.

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar dio la bienvenida a los miembros de la junta a la primera reunión regular de la junta del año escolar 2021-22 y reconoció a los miembros de la comunidad sentados en persona en la audiencia por primera vez en más de un año. Presentó al Dr. José Salgado, el nuevo asistente del superintendente de instrucción del 4J.

La superintendente Vandercar notó el aumento en los casos de COVID-19 y las hospitalizaciones en el condado de Lane relacionadas con la propagación de la variante delta, que es más altamente contagiosa. Se refirió a la nueva regla estatal que restablece el requisito de que todos en las escuelas K-12 deben usar cubiertas para la cara y señaló la autoridad legal de la Autoridad de Salud de Oregón para adoptar la regla. Ella dijo que el distrito cumplirá con la regla estatal y tomará todas las precauciones necesarias para mantener a los estudiantes en el salón de clases y fuera de la cuarentena.

La superintendente dijo que se producirían cambios en el Comité de Equidad de 4J como resultado de una nueva ley estatal, que requiere que todos los distritos escolares de Oregón establezcan comités asesores de equidad educativa. La nueva ley resultará en cambios en la membresía y responsabilidades del comité de equidad del distrito. La junta recibirá más información sobre los próximos cambios durante su reunión del 18 de agosto.

La superintendente Vandercar dijo que los estudiantes y el personal regresarán al edificio que alberga la escuela secundaria Kelly y la escuela primaria de inmersión japonesa Yujin Gakuen este otoño. El edificio se cerró en mayo cuando se descubrió que dos vigas del techo fallaban en uno de los gimnasios de la escuela. Los equipos han apuntalado el techo del gimnasio y el edificio cuenta con la aprobación de los ingenieros para reabrir para uso regular, incluidos los espacios alrededor del gimnasio. Si bien el resto del edificio está seguro y listo para que los estudiantes regresen, el gimnasio en sí permanecerá cerrado y fuera de los límites durante el año escolar, hasta que se completen las reparaciones completas en el verano de 2022.

La superintendente señaló que, como se compartió en reuniones anteriores de la junta , se ha agregado personal docente y el distrito se está moviendo para agregar espacio en el sitio escolar. Se instalarán dos edificios de aulas modulares con dos aulas cada uno en el sitio escolar de Kelly/YG, agregando cuatro aulas. El primer edificio está destinado a estar listo para el comienzo de la escuela, y el segundo se entregará más adelante en el año escolar.

Audiencia pública

• Audiencia pública sobre la posible compra de propiedad:  la junta sostuvo una audiencia pública sobre la posible compra de dos propiedades residenciales por parte de 4J para lanzar un nuevo programa de educación técnica profesional, Future Build Project, en el que los estudiantes aprenderán habilidades de construcción y ayudarán a construir viviendas. Los lotes vecinos están ubicados entre Northwest Expressway y Filbert Avenue en la cuadra entre las avenidas Park y Cherry en el área de River Road. La audiencia pública es una oportunidad para que los residentes testifiquen ante la junta sobre la compra de propiedad propuesta y las conclusiones del hecho relacionadas, un documento que describe los criterios de adquisición y evaluación propuestos para el registro público. Nadie testificó durante la audiencia pública.

Elementos de información (no se espera que se tomen medidas de la junta)

• Actualización sobre las operaciones de radio KRVM y el plan de diversidad: la estación de radio pública KRVM ha estado en funcionamiento desde 1947, actualmente opera desde un pequeño estudio detrás de Sheldon High School. El distrito brinda espacio para que la KRVM opere y posee su licencia de la FCC, pero la estación de radio se autofinancia a través de donaciones de oyentes, suscripción y subvenciones. Los estudiantes de 4J toman clases en el estudio sobre transmisión de radio, podcasts y otras experiencias de medios digitales. El gerente de operaciones de la KRVM y otro personal del distrito brindaron una descripción general de las operaciones de la KRVM y su plan de diversidad, incluidos los esfuerzos continuos para diversificar su equipo de voluntarios y su programación musical.
• Actualización sobre la orientación estatal para el regreso del aprendizaje en persona a tiempo completo este otoño: una nueva regla estatal requiere que todos en las escuelas K-12 en Oregón vuelvan a usar cobertores faciales en interiores en todo momento durante el día escolar y las actividades educativas. El superintendente señaló que el distrito se había enterado de que los distritos escolares que violaran la regla podrían recibir una multa de $500 por día por incidente, y que los educadores podrían ser disciplinados, hasta perder su licencia, por violaciones.

4J ofrecerá una nueva opción de aprendizaje en línea para estudiantes de escuela primaria cuyas familias prefieren que continúen aprendiendo en línea. La nueva opción contará con aulas en línea con una combinación de aprendizaje en tiempo real o sincrónico y actividades de aprendizaje independiente. Los salones de clase estarán en todo el distrito y no estarán asociados con escuelas 4J individuales o programas especiales de aprendizaje, como lo estaban con la opción de aprendizaje “Misma escuela en línea” que se ofreció el año pasado. El distrito también ofrece Eugene Online Academy, un modelo de aprendizaje asíncrono y más autodirigido con el apoyo de los maestros de 4J. Las familias recibirán información sobre la nueva opción de aprendizaje y cómo solicitar la inscripción la próxima semana.

El personal del distrito también informó a la junta sobre Ready Schools, Safe Learners Resilency Framework, el conjunto de pautas en su mayoría consultivas desarrolladas por el Departamento de Educación de Oregón para ayudar a los distritos escolares a planificar el regreso del aprendizaje en persona a tiempo completo este otoño. Las pautas estatales recomiendan encarecidamente a los distritos escolares que brinden oportunidades de vacunación para los estudiantes y el personal elegibles, mantengan una distancia física de al menos 3 pies en la medida de lo posible, diseñen cohortes para los estudiantes en la medida de lo posible, proporcionen ventilación efectiva y calidad del aire interior, establezcan protocolos para higiene de manos, y tomar otras medidas de prevención en capas.

Puntos de acción

• Puntos aprobados en la agenda de consentimiento: La junta aprobó acciones de personal; se le otorgó un contrato para comprar y colocar el segundo de dos edificios de aulas modulares en la escuela secundaria Kelly; autorizó la búsqueda de fondos de subvenciones federales para subsidiar la compra de nuevas computadoras portátiles para estudiantes para escuelas intermedias y secundarias; y aprobó las actas oficiales de las reuniones de la junta del 17 de marzo, 2 de junio, 16 de junio, 23 de junio y 1 de julio. La votación fue unánime.
• Aprobó la compra de propiedad: La junta aprobó por unanimidad la compra de dos lotes residenciales adyacentes ubicados en el área de River Road para lanzar un nuevo programa de educación técnica profesional.

El distrito no pagará más de $85,000 por cada uno de los dos lotes, ubicados entre Northwest Expressway y Filbert Avenue en la cuadra entre las avenidas Park y Cherry. Se espera que la venta de uno de los lotes se cierre el 13 de agosto. Se espera que la venta del segundo lote se cierre en una fecha posterior, ya que el distrito está esperando la verificación de la Ciudad de Eugene de que esa propiedad es un lote legal. Si la ciudad no proporciona esa verificación, el distrito no comprará el lote.

4J planea lanzar un programa de educación técnica profesional (CTE), llamado Future Build Project, en el que los estudiantes aprenderán habilidades de construcción y ayudarán a construir viviendas. El programa brindará a los estudiantes experiencia práctica en la construcción de una casa, enseñándoles acerca de la planificación, el presupuesto, el diseño y la construcción, bajo la supervisión de un maestro certificado con el apoyo de mentores de la comunidad. La casa o las casas construidas a través del programa se venderán a un socio de la comunidad para ayudar a las familias económicamente desfavorecidas a hacer la transición a la propiedad de la vivienda, y las ganancias de la venta se utilizarán para comprar la propiedad para la próxima casa.

Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

• Consideró iniciar el proceso para adoptar un nuevo plan de estudios de artes del lenguaje y estudios sociales para las escuelas primarias: en 2020 y 2021, el Departamento de Educación de Oregón adoptó nuevos artes del lenguaje inglés y nuevos estándares de estudios sociales, respectivamente. El personal del distrito compartió que el plan de estudios utilizado por los educadores de 4J para enseñar artes del lenguaje a los estudiantes de primaria no se alinea con la investigación educativa actual. La investigación también muestra una mayor comprensión de la lectura al combinar la instrucción de estudios sociales y artes del lenguaje. Además, el plan de estudios utilizado por los programas de inmersión lingüística de 4J en el idioma de destino no está alineado con el plan de estudios de idioma inglés del distrito. No se ha llevado a cabo un proceso completo de adopción de artes del lenguaje desde 2007.

La junta escolar decidirá si inicia un proceso integral para que el distrito adopte un plan de estudios actualizado de artes del lenguaje y estudios sociales para las escuelas primarias. El proceso de adopción estaría a cargo de un equipo de aproximadamente 55 maestros de escuela primaria más otro personal del distrito, e incluiría oportunidades para que educadores, padres y miembros de la comunidad brinden sus comentarios. Según el cronograma propuesto, la junta escolar consideraría la adopción del nuevo plan de estudios recomendado por el equipo de adopción en la primavera de 2022.

• Consideró iniciar el proceso para adoptar un nuevo plan de estudios de artes del lenguaje para las escuelas intermedias y secundarias 4J: En 2020, Oregon El Departamento de Educación adoptó nuevos estándares de lengua y literatura en inglés. El personal del distrito compartió que el plan de estudios que usan los educadores de 4J para enseñar artes del lenguaje a los estudiantes en los grados 6 a 12 se basa en estándares estatales más antiguos para artes del lenguaje que no se alinean con la investigación educativa actual. Además, el plan de estudios utilizado en el idioma de destino en los programas de inmersión lingüística de 4J no está alineado con el plan de estudios de idioma inglés del distrito. No se ha llevado a cabo un proceso completo de adopción de artes del lenguaje desde 2007.

La junta escolar decidirá si inicia un proceso integral para que el distrito adopte un plan de estudios actualizado de artes del lenguaje para las escuelas intermedias y secundarias. El extenso proceso de dos años sería dirigido por un equipo de aproximadamente 28 maestros más otro personal del distrito, e incluiría oportunidades para que educadores, padres y miembros de la comunidad brinden sus comentarios. Según el cronograma propuesto, la junta escolar consideraría la adopción del nuevo plan de estudios en la primavera de 2023.

• Consideró las revisiones de las políticas de la junta para reflejar los cambios en la ley y hacer actualizaciones consistentes con las mejores prácticas:

– IIBGA – Sistema de comunicaciones electrónicas
– INDB – Flag Exhibiciones y saludos
– JGA – Castigo corporal Aporte

Contribución pública

La junta escuchó comentarios públicos en vivo tanto en persona como virtualmente a través de Zoom. Diez oradores, tres en persona y siete de forma virtual, hablaron sobre los revestimientos faciales y los sistemas de calefacción en los edificios escolares de 4J. La junta tomó un breve receso durante el período de comentarios públicos debido a las continuas interrupciones de los miembros de la audiencia.

Para solicitar hablar con la junta escolar, ya sea en persona o virtualmente, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes de las 5 p. m. del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Se programarán hasta 10 personas para brindar comentarios públicos en cada reunión. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Agenda y materiales de la reunión y de la sesión de trabajo del 4 de agosto

Grabación de audio de la sesión de trabajo del 4 de agosto

Grabación de audio de la reunión ordinaria del 4 de agosto

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión.