Eugene School District 4J

Información en español

Facility Improvement Projects (FIP):

Schools and departments wanting to make modifications to existing buildings or grounds require approval via the FIP process, outlined below. Please note that bond projects are managed by the Capital Improvement Program and are not subject to this process.

Review timeline:  We accept FIP forms year round.  Reviews of already submitted FIP’s take place from September through February.  After February, the review team focuses on preparing approved FIPs for work scheduled over the summer break.  FIP’s submitted after February do not allow sufficient planning time for the project to be completed that following summer break.

Why does the district require this?: To ensure staff and student safety, requested modifications are reviewed by multiple disciplines within Facilities, Technology, Risk Management, Instruction, and Human Resources. This thorough review helps to reduce risk and define the scope of the project by allowing the District to determine needs such as abatement, engineering, permitting, and inspection requirements. 

What to expect: Upon submitting the form, district staff review and provide input on the proposal with a response back to the school or department. This review time may vary depending on the complexity of the project and the backlog of FIPs. If approved, the funding will be requested from the school or department and the project installation schedule will be determined. Installations often occur during non-school days or on breaks to prevent disruption to staff and students. Upon project completion, the improvement becomes the property of the district, thus another reason for the thorough review process as the district considers on-going maintenance costs for routine maintenance, repair, paint, cleaning, and long-term planning for replacement.

Frequently asked questions can be found here: Facilities Improvement Guide

FIP Form: Facilities Improvement Project Form

Hold Harmless for volunteers on FIP projects: Volunteer hold harmless for FIPs

For questions please contact (541) 790-7400, or FIP@4j.lane.edu

Proyectos de mejora de instalaciones (FIP en inglés)

Las escuelas y los departamentos que deseen realizar modificaciones en los edificios o terrenos existentes requieren la aprobación a través del proceso FIP, que se describe a continuación. Tenga en cuenta que los proyectos del bono son administrados por el Programa de mejora de capital y no están sujetos a este proceso.

Estado actual del cronograma de revisión: Aceptamos formularios FIP todo el año y las revisiones se realizan de septiembre a febrero. Después de febrero, nuestro equipo de revisión se enfoca en los FIP que deben ocurrir durante las vacaciones de primavera y verano.

¿Por qué el distrito requiere esto?: Para garantizar la seguridad del personal y los estudiantes, las modificaciones solicitadas son revisadas por múltiples disciplinas dentro de Instalaciones, Instrucción y Recursos Humanos. Esta revisión minuciosa ayuda a reducir el riesgo y define el alcance del proyecto al permitir que el Distrito determine necesidades tales como requisitos de reducción, ingeniería, permisos e inspección.

Qué esperar: Al enviar el formulario, el personal del distrito revisa y proporciona información sobre la propuesta con una respuesta a la escuela o departamento. Este tiempo de revisión puede variar según la complejidad del proyecto y la acumulación de FIP. Si se aprueba, se solicitará la financiación a la escuela o departamento y se determinará el cronograma de instalación del proyecto. Las instalaciones a menudo se realizan durante los días no escolares o en los descansos para evitar interrupciones al personal y los estudiantes. Una vez finalizado el proyecto, la mejora pasa a ser propiedad del distrito, por lo tanto, otra razón para el proceso de revisión exhaustiva ya que el distrito considera los costos de mantenimiento continuo para el mantenimiento de rutina, reparación, pintura, limpieza y planificación a largo plazo para el reemplazo.

Las preguntas frecuentes se pueden encontrar aquí: Guía de mejora de instalaciones

Formulario FIP: Formulario para proyecto de mejora de instalaciones

Exoneración para voluntarios en proyectos FIP: Exoneración de responsabilidad voluntaria para FIP

Si tiene preguntas, comuníquese al (541) 790-7400, o FIP@4j.lane .edu