Información en español

Feb. 19, 2020
School Board Work Sessions and Regular Meeting

On Wednesday, Feb. 19, 2020, the school board held a work session followed by a regular board meeting. A second work session was held after the regular meeting.

District staff presented the initial spending proposal for about $13 million in new funds to bolster student success in and out of the classroom. The funding will soon be available thanks to legislative approval of the Student Success Act. The district has spent months gathering community feedback and reviewing data to inform the investment plan, which must be targeted to increase academic achievement, close gaps between groups of students, and meet students’ mental and behavioral health needs.

The draft plan would add new programs or expand existing ones to meet these goals and would lead to the hiring of nearly 100 new full-time-equivalent employees.

School board members generally praised the draft plan, shared some comments and questions, and said they wanted to have a lengthier discussion; this is slated to occur on March 4. The board is set to approve the plan later in March, following two community forums. The district must submit the approved plan to the Oregon Department of Education by April 15 to be able to start receiving the additional revenue in the coming school year. 

Superintendent Gustavo Balderas thanked the board for its leadership during his tenure that led to him being named 2020 National Superintendent of the Year. He noted the recognition he received is a collective recognition of the district’s 2,700 full- and part-time employees working to educate 4J’s 16,000+ K–12 students. He discussed the district’s ongoing efforts to improve graduation rates, particularly among traditionally undeserved student groups, and ensure all students have equal access to a top-quality learning environment. He acknowledged the concerns some parents and staff have raised about the upcoming relocation of Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School to Kelly Middle School and said he’d continue to work with staff to ensure both schools have enough space and supports to ensure a high-quality educational environment for students.

Board chair Anne Marie Levis congratulated Dr. Balderas for his honor and asked for a round of applause from those in attendance. She also acknowledged the concerns voiced about the coming Yujin Gakuen–Kelly relocation and the feelings of loss such changes create.

Board Actions

• Approved updated two-year Lane Education Service District Local Service Plan: The education service district supports the county’s 16 school districts, including 4J. State law requires each education service district to adopt and regularly update a plan outlining how it will improve instruction and student learning, ensure equitable access to resources and make efficient use of available funding. This plan includes services for students with special needs, school improvement, technology, and administrative and other support. (draft plan)
• Approved items on the consent agenda: Approved personnel actions (hirings, resignations and retirements) and the official minutes from the Jan. 15 board meeting.

Information Items (no board action is expected to be taken)

• Received an update about the 4J Vision 20/20 strategic plan: The district collects data to monitor its progress in meeting the five goals in its strategic plan: educational excellence with equitable access and outcomes for all students; multiple pathways to success; communication and connection with community; diverse, world-class workforce; and stable, sustainable stewardship. The data includes graduation and proficiency rates, class sizes and staffing ratios, staff retention rates, and more. The presentation, continued from the Feb. 5 board meeting, included the most recent data. 
• Received the financial report for the second quarter of the 2019-20 fiscal year (Oct. 1–Dec. 31): The report includes updated numbers for the district’s operating budget and Nutrition Services program.
• Discussed the earlier board meeting times: The board tried out earlier board meeting start times for its three meetings in January and February. Board chair Anne Marie Levis said the board would continue the trial of earlier start times in March and would solicit community feedback as it considers whether to make the temporary change permanent.
• Received a presentation on the 4J Natives Program: The federally funded Natives Program started in 1972 and provides tutoring and culturally related events and activities to students who are or identify as Native American. The presentation closed with a ceremonial song.

Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)

• Considered updates to district policy: The board is considering revisions to policies to conform to changes in state law and updates to policy best practices:

EEA Student Transportation Services
JEA Compulsory Attendance
JEC Admission of Resident Students

Public Input

Thirteen people provided public comment to the board, including comments regarding:

• Educational equity
• Standardized testing
• Remembrance of former 4J assistant superintendent Jim Slemp
• Funding for more librarians in schools
• Cyberbullying and sexual exploitation prevention trainings
• Space at Kelly Middle School
• Religious holidays
• Supports for employees

Work Session— Annual Superintendent Evaluation Process and Timeline

The district’s seven elected school board members oversee the work of the superintendent, who is responsible for implementing their policies and managing 4J’s day-to-day operations. They evaluate the superintendent’s performance each year. Board members will individually evaluate the superintendent’s performance starting in March and then will begin meeting in April to develop a final board evaluation.

Agenda and Materials

Feb. 19 board early work session recording

Feb. 19 board meeting recording

Feb. 19 board late work session recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Recordings of meetings are posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information  

Sesiones de trabajo y reunión ordinaria de la junta escolar

El miércoles 19 de febrero de 2020, la junta escolar celebró una sesión de trabajo seguida de una reunión ordinaria de la junta. Después de la reunión ordinaria se realizó una segunda sesión de trabajo.

El personal del distrito presentó la propuesta de gasto inicial de aproximadamente $13 millones en nuevos fondos para impulsar el éxito estudiantil dentro y fuera del salón de clases. Los fondos pronto estarán disponibles gracias a la aprobación legislativa de la Ley de Éxito Estudiantil. El distrito ha pasado meses recopilando comentarios de la comunidad y revisando datos para informar el plan de inversión, que debe tener como objetivo aumentar el rendimiento académico, cerrar las brechas entre los grupos de estudiantes y satisfacer las necesidades de salud mental y conductual de los estudiantes.

El borrador del plan añade nuevos programas y amplía los ya existentes para cumplir con estos objetivos y conducirá la contratación equivalente a casi 100 nuevos empleados de tiempo completo.

Los miembros de la junta escolar en general elogiaron el borrador del plan, compartieron algunos comentarios y preguntas y dijeron que querían tener una discusión más larga; esto está programado para el 4 de marzo. La junta aprobará el plan más adelante en marzo, luego de dos foros comunitarios. El distrito debe presentar el plan aprobado al Departamento de Educación de Oregón antes del 15 de abril para poder comenzar a recibir los ingresos adicionales en el próximo año escolar.

El superintendente Gustavo Balderas agradeció a la junta por su liderazgo durante su mandato que lo llevó a ser nombrado Superintendente Nacional del Año 2020. Señaló que el reconocimiento que recibió es un reconocimiento colectivo de los 2,700 empleados de tiempo completo y medio tiempo del distrito que trabajan para educar a los más de 16,000 estudiantes de K-12 de 4J. Habló sobre los esfuerzos continuos del distrito para mejorar las tasas de graduación, particularmente entre los grupos de estudiantes tradicionalmente desfavorecidos, y garantizar que todos los estudiantes tengan el mismo acceso a un entorno de aprendizaje de alta calidad. Reconoció las preocupaciones que algunos padres y el personal han planteado sobre la próxima reubicación de la Escuela Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen a la Escuela Intermedia Kelly y dijo que continuará trabajando con el personal para garantizar que ambas escuelas tengan suficiente espacio y apoyo para garantizar una educación de alta calidad. ambiente educativo para los estudiantes.

La presidenta de la junta, Anne Marie Levis, felicitó al Dr. Balderas por su honor y pidió una ronda de aplausos de los asistentes. También reconoció las preocupaciones expresadas sobre la próxima reubicación de Yujin Gakuen-Kelly y los sentimientos de pérdida que crean tales cambios.

Acciones de la Junta

• Aprobó el Plan de Servicio Local del Distrito de Servicios Educativos de Lane actualizado de dos años: El distrito de servicios educativos apoya a los 16 distritos escolares del condado, incluido el 4J. La ley estatal requiere que cada distrito de servicios educativos adopte y actualice regularmente un plan que describa cómo mejorará la instrucción y el aprendizaje de los estudiantes, garantizará el acceso equitativo a los recursos y hará un uso eficiente de los fondos disponibles. Este plan incluye servicios para estudiantes con necesidades especiales, mejoramiento escolar, tecnología y apoyo administrativo y de otro tipo. 
• Elementos aprobados en la agenda de consentimiento aprobadas acciones de personal (contrataciones, renuncias y jubilaciones) y las actas oficiales de la reunión de la junta del 15 de enero.

Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)

• Se recibió una actualización sobre el plan estratégico 4J Vision 20/20: El distrito recopila datos para monitorear su progreso en el cumplimiento de las cinco metas en su plan estratégico: excelencia educativa con acceso equitativo y resultados para todos los estudiantes; múltiples caminos hacia el éxito; comunicación y conexión con la comunidad; mano de obra diversa y de clase mundial; y administración estable y sostenible. Los datos incluyen índices de graduación y competencia, tamaño de las clases y proporciones de personal, índices de retención del personal y más. La presentación, continuación de la reunión de la junta del 5 de febrero, incluyó los datos más recientes. 
• Se recibió el informe financiero del segundo trimestre del año fiscal 2019-20 (del 1 de octubre al 31 de diciembre): el informe incluye números actualizados para el presupuesto operativo del distrito y programa de Servicios de Nutrición.
• Se discutió los horarios de reunión de la junta más tempranos: La junta probó los horarios de inicio para sus tres reuniones en enero y febrero. La presidenta de la junta, Anne Marie Levis, dijo que la junta continuaría la prueba de horarios de inicio más tempranos en marzo y solicitaría comentarios de la comunidad mientras considera si hacer que el cambio temporal sea permanente.
• Se recibió una presentación sobre el Programa Nativos 4J: financiado por el gobierno federal Programa Nativos comenzó en 1972 y brinda tutoría y eventos y actividades relacionados con la cultura a los estudiantes que son o se identifican como Nativos Americanos. La presentación cerró con un canto ceremonial.

Puntos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)

• Actualizaciones consideradas a la política del distrito: La junta está considerando revisiones a las políticas para cumplir con los cambios en la ley estatal y actualizaciones a las mejores prácticas de la política:

EEA Servicios de transporte estudiantil
JEA Asistencia obligatoria
JEC Admisión de estudiantes residentes Aporte

Comentarios públicos

Trece personas proporcionaron comentarios públicos a la junta, incluyendo comentarios sobre:

• ​​Equidad educativa
• Pruebas estandarizadas
• Recuerdo del ex superintendente adjunto de 4J, Jim Slemp
• Financiamiento para más bibliotecarios en las escuelas
• Capacitaciones para la prevención del acoso cibernético y la explotación sexual
• Espacio en la escuela secundaria Kelly
• Días festivos religiosos
• Apoyos para empleados

Sesión de trabajo: Anual Proceso y cronograma de evaluación del superintendente

Los siete miembros electos de la junta escolar del distrito supervisan el trabajo del superintendente, quien es responsable de implementar sus políticas y administrar las operaciones diarias de 4J. Ellos evalúan el desempeño del superintendente cada año. Los miembros de la junta evaluarán individualmente el desempeño del superintendente a partir de marzo y luego comenzarán a reunirse en abril para desarrollar una evaluación final de la junta.

Agenda y materiales

Grabación de la sesión de trabajo temprana del 19 de febrero

Grabación de la reunión de la junta del 19 de febrero

Grabación de la sesión de trabajo tardía de la junta del 19 de febrero

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de las reuniones se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar