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February 23, 2022
School Board Meeting

On Wednesday, Feb. 23, the school board held a work session and board meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Board members continued its discussion of a proposed racial harassment policy after receiving feedback from students and community members.

Introductory Comments

Interim Superintendent Cydney Vandercar read a letter written by a 4J student of color opposing the use of the n-word in the classroom among students and staff, including when reading out literature which includes the word. The superintendent also presented a short video outlining some of 4J’s ongoing work to stop hate and bias in schools.

Board Chair Judy Newman noted February is Black History Month. She shared a clip of a video made by children about Black History Month that was earlier shared with her. Newman said she was grateful that the district and Eugene Education Association had reached a tentative agreement on a new three-year labor contract and noted how appreciative she is of the daily work of teachers and staff. She noted the upcoming training retreat with the consultant the board hired to assist the permanent superintendent selection process and discussed ways the board can have healthy discourse and disagreements moving forward.

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Provided an update on 4J’s key performance indicators: The superintendent provided board members with an update on the key performance indicators, or the benchmarks the district uses to measure its progress toward achieving the goals outlined in the 4J Vision 20/20 Strategic Plan. The indicators for the first two goals, Educational Excellence With Equitable Access and Outcomes for Every Student, and Multiple Pathways to Student Success, include high school graduation and completion rates, attendance data and third grader reading scores. The board will hear an update on the indicators for the remaining three goals at a future meeting. Those goals are Communication and Connection with Community, Diverse World-Class Workforce, and Stable, Sustainable Stewardship.

• Reviewed budget committee meeting calendar: The board reviewed and discussed the agenda topics for the meetings that have been added to the schedule.

• Received update on district response to COVID–19: The superintendent said COVID-19 cases had dropped dramatically in Lane County from the peak of the omicron surge, and the district awaits further guidance from state officials as Oregon prepares to drop its indoor mask mandate and let each school district decide if wearing masks indoors will remain required or become optional. 4J’s three employee groups are surveying their members to get their opinions and the district will survey 4J students and families to collect their feedback.

Items for Action

• Approved items on the consent agenda: The board authorized the issuance of the remaining $169.3 million in general obligation bonds for construction and other school capital improvement projects that voters approved in November 2018. Voters approved the district issuing a total of $319.3 million in bonds. The district sold the initial $150 million in bonds authorized by the measure in April 2019. The board also selected an investment advisor, authorized funding for an Outdoor School program, and approved the official meeting minutes for the February 2 work session and regular meeting and the February 9 work session. The vote to approve the consent agenda items was unanimous.

• Discussed draft board policy on racial harassment and other proposed policies related to bias incidents and nondiscrimination: The board approved revisions to two adopted board policies, ACB – Bias Incidents and AC – Nondiscrimination. The adopted changes to the two policies bring them in line with revisions made to Oregon law by state lawmakers earlier in 2021. First, state lawmakers passed the CROWN Act, which prohibits discrimination based on hairstyles associated with a person’s race. Second, state lawmakers approved the Every Student Belongs bill, which prohibits symbols of hate on school property and in school programs and activities, including the swastika, the Confederate flag and the noose. Last year, in response to a similar Oregon Department of Education rule, the school board adopted its policy that prohibits the display and use of hate symbols on school grounds and during 4J-sponsored programs and events. The definition of hate symbol in the newly revised policy retains the broader definition contained in the previously adopted board policy, while also meeting the requirements of the state law. The vote was unanimous.

The board also continued its discussion on a proposed racial harassment policy that prohibits all forms of racially harassing conduct in district programs and activities and defines required responses. (The district has long had board policies in place prohibiting harassment and discrimination on the basis of race, but does not have a standalone policy exclusively focused on racial harassment.) Board member Laural O’Rourke introduced a proposed amendment to the draft policy to expand the methods available to students to report racial harassment. Board member Maya Rabasa introduced an amendment to ensure students who report allegations of racial harassment are made aware of resources and supports available to them. The board then voted to postpone consideration of the draft policy until its meeting on March 2. The vote was unanimous.

• Adopted the Lane Education Service District Local Service Plan: The education service district supports the county’s 16 school districts, including 4J. State law requires each education service district to adopt and regularly update a plan outlining how it will improve instruction and student learning, ensure equitable access to resources and make efficient use of available funding. This plan includes services for students with special needs, school improvement and technology. The vote was unanimous.

• Approved board working agreements: The board annually reviews and approves working agreements. The agreements are guidelines and expectations for conduct among and between the individual board members, and their interactions with the superintendent and district staff. To support student success, members of the school board and the superintendent agree to function together with integrity and commitment as a leadership team. The board rejected a proposed amendment related to a confirmation vote of new board leadership on a 1-5 vote, with board member Mary Walston casting the lone yes vote. The board approved the amended working agreements on a 5-1 vote, with Ms. Walston voting no.

Public Input

The board heard live public comment virtually via Zoom. Eight people spoke about the proposed racial harassment policy, the recent appointment of an assistant superintendent, the future plans for Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School, and standardized testing. To request to speak to the school board virtually, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu

Agenda and Materials

February 23 work session and board meeting materials

February 23 work session audio recording
February 23 work session video recording

February 23 board meeting audio recording
February 23 board meeting video recording

NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information

Reunión de la junta escolar

El miércoles 23 de febrero, la junta escolar llevó a cabo una sesión de trabajo y una reunión de la junta. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Los miembros de la junta continuaron su discusión sobre una propuesta de política de acoso racial después de recibir comentarios de los estudiantes y miembros de la comunidad.

Comentarios introductorios

La superintendente interina Cydney Vandercar leyó una carta escrita por un estudiante de color de 4J que se oponía al uso de la palabra que empieza con “n” en el aula entre los estudiantes y el personal, incluso cuando se lee literatura que incluye la palabra. El superintendente también presentó un video breve que describe parte del trabajo continuo de 4J para detener el odio y los prejuicios en las escuelas.

La presidenta de la junta, Judy Newman, señaló que febrero es el Mes de la Historia Negra. Compartió un clip de un video hecho por niños sobre el Mes de la Historia Negra que se compartió anteriormente con ella. Newman dijo que estaba agradecida de que el distrito y la Asociación de Educación de Eugene hayan llegado a un acuerdo tentativo sobre un nuevo contrato laboral de tres años y señaló lo agradecida que está por el trabajo diario de los maestros y el personal. Señaló el próximo retiro de capacitación con el consultor que contrató la junta para ayudar en el proceso de selección del superintendente permanente y discutió las formas en que la junta puede tener discursos y desacuerdos saludables en el futuro.

Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)

• Se proporcionó una actualización sobre los indicadores clave de desempeño de 4J: El superintendente proporcionó a los miembros de la junta una actualización sobre los indicadores clave de desempeño o los puntos de referencia que usa el distrito para medir su progreso hacia el logro de los objetivos descritos en el Plan Estratégico de 4J Visión 20/20. Los indicadores para los dos primeros objetivos, Excelencia educativa con acceso equitativo y resultados para cada estudiante, y múltiples caminos hacia el éxito estudiantil, que incluyeron los índices de graduación y finalización de la preparatoria, datos de asistencia y puntajes de lectura de tercer grado. La junta escuchará una actualización sobre los indicadores de los tres objetivos restantes en una reunión futura. Esos objetivos son comunicación y conexión con la comunidad, fuerza laboral diversa de clase mundial y administración estable y sostenible.

• Se presentó el calendario de reuniones del comité de presupuesto: La junta revisó y discutió los temas de la agenda para las reuniones que se agregaron al calendario.

• Se recibió una actualización sobre la respuesta del distrito a COVID-19: La superintendente dijo que los casos de COVID-19 habían disminuido drásticamente en el condado de Lane desde el pico del aumento de omicron, y el distrito espera más orientación de los funcionarios estatales mientras Oregón se prepara para abandonar su mandato del uso de mascarillas en interiores y dejar que cada distrito escolar decida si el uso de mascarillas en el interior seguirá siendo obligatorio o se volverá opcional. Los tres grupos de empleados de 4J están encuestando a sus miembros para obtener sus opiniones y el distrito encuestará a los estudiantes y familias de 4J para recopilar sus comentarios.

Puntos de acción

• Puntos aprobados en la agenda de consenso: La junta autorizó la emisión de los $169,3 millones restantes en bonos de obligación general para la construcción y otros proyectos de mejora de capital escolar que los votantes aprobaron en noviembre del 2018. Los votantes aprobaron que el distrito emitiera un total de $319,3 millones en bonos. El distrito vendió los $150 millones iniciales en bonos autorizados por la medida en abril del 2019. La junta también seleccionó un asesor de inversiones, autorizó el financiamiento para un programa de escuela al aire libre y aprobó las actas de la reunión oficial para la sesión de trabajo y la reunión ordinaria del 2 de febrero y la Sesión de trabajo del 9 de febrero. El voto para aprobar los puntos de la agenda de consentimiento fue unánime.

• Se discutió el borrador de la política de la junta sobre acoso racial y otras políticas propuestas relacionadas con incidentes de prejuicio y no discriminación: La junta aprobó revisiones a dos políticas adoptadas por la junta, ACB – Incidentes de prejuicio y AC – No discriminación. Los cambios adoptados a las dos políticas se alinean con las revisiones realizadas a la ley de Oregón por los legisladores estatales a principios de 2021. Primero, los legisladores estatales aprobaron la Ley CROWN, que prohíbe la discriminación basada en peinados asociados con la raza de una persona. En segundo lugar, los legisladores estatales aprobaron el proyecto de ley Every Student Belongs, que prohíbe los símbolos de odio en la propiedad escolar y en los programas y actividades escolares, incluida la esvástica (más conocida en inglés como swastika), la bandera confederada y la soga de horca. El año pasado, en respuesta a una regla similar del Departamento de Educación de Oregón, la junta escolar adoptó su política que prohíbe la exhibición y el uso de símbolos de odio en los terrenos escolares y durante los programas y eventos patrocinados por 4J. La definición de símbolo de odio en la política revisada recientemente conserva la definición más amplia contenida en la política de la junta adoptada anteriormente, al mismo tiempo que cumple con los requisitos de la ley estatal. La votación fue unánime.

La junta también continuó su discusión sobre una política de acoso racial propuesta que prohíbe todas las formas de conducta de acoso racial en los programas y actividades del distrito y define las respuestas requeridas. (El distrito ha tenido durante mucho tiempo políticas de la junta que prohíben el acoso y la discriminación por motivos de raza, pero no tiene una política independiente centrada exclusivamente en el acoso racial). La miembro de la junta, Laural O’Rourke, presentó una enmienda propuesta al borrador de la política para ampliar los métodos disponibles para que los estudiantes denuncien el acoso racial. La miembro de la junta, Maya Rabasa, presentó una enmienda para garantizar que los estudiantes que denuncian acusaciones de acoso racial estén al tanto de los recursos y apoyos disponibles para ellos. Luego, la junta votó para posponer la consideración del borrador de la política hasta su reunión del 2 de marzo. El voto fue unánime.

• Se adoptó el Plan de Servicio Local del Distrito de Servicios Educativos de Lane: El distrito de servicios educativos apoya a los 16 distritos escolares del condado, incluido el 4J. La ley estatal requiere que cada distrito de servicios educativos adopte y actualice regularmente un plan que describa cómo mejorará la instrucción y el aprendizaje de los estudiantes, cómo garantizará el acceso equitativo a los recursos y hará un uso eficiente de los fondos disponibles. Este plan incluye servicios para estudiantes con necesidades especiales, mejoramiento escolar y tecnología. La votación fue unánime.

• Acuerdos de trabajo aprobados por la junta: La junta revisa y aprueba anualmente los acuerdos de trabajo. Los acuerdos son pautas y expectativas de conducta entre los miembros individuales de la junta y sus interacciones con el superintendente y el personal del distrito. Para apoyar el éxito de los estudiantes, los miembros de la junta escolar y el superintendente acuerdan funcionar juntos con integridad y compromiso como un equipo de liderazgo. La junta rechazó una enmienda propuesta relacionada con un voto de confirmación del nuevo liderazgo de la junta en una votación de 1 a 5, y la miembro de la junta Mary Walston emitió el único voto a favor. La junta aprobó los acuerdos de trabajo enmendados con una votación de 5 a 1, y la Sra. Walston votó en contra.

Aporte público

La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom. Ocho personas hablaron sobre la política de acoso racial propuesta, el reciente nombramiento de un asistente del superintendente, los planes futuros para la Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen y las pruebas estandarizadas. Para solicitar hablar virtualmente con la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión regular de la junta.miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu

Agenda y materiales

Materiales para la sesión de trabajo y la reunión del 23 de febrero

Grabación de audio de la sesión de trabajo del 23 de febrero
Video de la sesión de trabajo del 23 de febrero

Grabación de audio de la reunión de la junta del 23 de febrero
Video de la reunión de la junta del 23 de febrero

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones de una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publican dentro de los dos días posteriores a la reunión. 

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar