September 21, 2022 School Board Work Session & Regular Meeting
On Wednesday, September 21, the school board held a work session and regular meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.
Work Session
The board met with 4J’s Equity, Inclusion and Instruction Team and received an update on the district’s program to educate migrants.
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Andy Dey briefly discussed a new quality decision-making model that he will discuss later in the meeting, statewide assessment results, the one-on-one chats he’s had with 4J families and community members, the changing weather, and direct one-time payments coming to licensed and classified employees to assist with staff hiring and retention (watch).
Items for Information (no board action is expected to be taken)
• Discussed process for recruiting and appointing members to the 4J Budget Committee (watch): Board members talked about the process they’d like to follow to fill two openings on the budget committee to be filled this fall. They tentatively agreed to follow last year’s process pending consultation with 4J’s equity committee. They plan to vote on the process at their Oct. 12 meeting.
• Received an update on 4J decision makers and leadership team (watch): Superintendent Dey updated the board on his work to implement a uniform decision-making model throughout 4J that involves multiple people with varying viewpoints. This model is being used as the district evaluates changing secondary school schedules; creating an equitable grading system that provides fair and meaningful grades to students, regardless of students’ diverse backgrounds; and reviewing how 4J is investing its Student Success Act funds.
Items for Action
• Approved items on the consent agenda (watch): The board approved various personnel actions and the purchase of new vehicles. The vote was unanimous.
• Approved retaining legal counsel to participate in multi-district litigation (watch): On Sept. 7, the board met in an executive, or nonpublic, to consult with legal counsel about litigation likely to be filed. Board members voted to authorize the superintendent to retain legal counsel to participate in multi-district litigation within applicable parameters that the board approves. The vote was unanimous.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Discussed equity facilitation work (watch): The district will issue a request for quotes for individuals or firms interested in facilitating the board’s ongoing equity work. Board Chair Rabasa outlined for board members the scope of work contained in the RFQ. The board then discussed the criteria to evaluate and select the individual or firm for the work.
• Considered superintendent evaluation process (watch): The board is required by policy to evaluate the job performance of the superintendent at least annually. Board members discussed the process they’d like to use for the 2022–23 school year. The board’s chair and vice chair will develop the timeline and framework for the superintendent’s evaluation and bring it to the full board for its consideration no later than Nov. 2.
• Approved revisions to the board policy on student board representatives (watch): Board policy currently states that one representative from each high school will participate as student representatives on the school board. The board voted to allow two students from each high school to serve as student board representatives. The vote was unanimous. The board also voted to start recruitment of student board representatives as it finalizes the selection process so they can be selected and in place no later than Nov. 2. The vote was 4–1, with Board Chair Rabasa voting no.
Public Input
The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Five people spoke about standardized testing, gun safety, special education, 4J’s equity team and changing the name of Monroe Middle School. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are postedafter they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically postedwithin two days after the meeting.
Resumen y video de la reunión de la junta del 21 de septiembre de 2022
Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión ordinaria
El miércoles 21 de septiembre, la junta escolar celebró una sesión de trabajo y una reunión ordinaria. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de video en vivo en Zoom, transmisión de audio en vivo y transmisión de radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.
Sesión de trabajo
La junta se reunió con el Equipo de Equidad, Inclusión e Instrucción del 4J y recibió una actualización sobre el programa del distrito para educar a los inmigrantes.
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Andy Dey habló brevemente sobre un nuevo modelo de toma de decisiones de calidad que discutirá más adelante en la reunión, los resultados de la evaluación estatal, las charlas individuales que ha tenido con las familias del 4J y los miembros de la comunidad, el clima cambiante, y un pago único directo que llegará a los empleados con licencia y clasificados para ayudar con la retención y contratación del personal (ver).
Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)
Proceso discutido para reclutar y designar miembros para el Comité de Presupuesto 4J (ver): Los miembros de la junta hablaron sobre el proceso que les gustaría seguir para llenar dos vacantes en el comité de presupuesto para llenar este otoño. Acordaron tentativamente seguir el proceso del año pasado pendiente de consulta con el comité de equidad del 4J. Planean votar sobre el proceso en su reunión del 12 de octubre.
Se recibió una actualización sobre los tomadores de decisiones y el equipo de liderazgo del 4J (ver): el superintendente Dey actualizó a la junta sobre su trabajo para implementar un modelo de toma de decisiones uniforme en todo 4J que involucra a varias personas con diferentes puntos de vista. Este modelo se está utilizando mientras el distrito evalúa cambiar los horarios de la escuela secundaria; crear un sistema de calificación equitativo que proporcione calificaciones justas y significativas a los estudiantes, independientemente de los diversos orígenes de los estudiantes; y revisar cómo el 4J está invirtiendo sus fondos de la Ley de Éxito Estudiantil.
Puntos de acción
Puntos aprobados en la agenda de consentimiento (ver): La junta aprobó varias acciones de personal y la compra de vehículos nuevos. La votación fue unánime.
Aprobó la contratación de asesores legales para participar en litigios multidistritales (ver): El 7 de septiembre, la junta se reunió en una sesión ejecutiva, o no pública, para consultar con asesores legales sobre un posible litigio que se presentará. Los miembros de la junta votaron para autorizar al superintendente a contratar asesores legales para participar en litigios multidistritales dentro de los parámetros aplicables que aprueba la junta. La votación fue unánime.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
Trabajo de facilitación de equidad discutido (ver): El distrito emitirá una solicitud de cotizaciones para personas o empresas interesadas en facilitar el trabajo de equidad en curso de la junta. El presidente de la junta, Rabasa, describió para los miembros de la junta el alcance del trabajo contenido en la RFQ. Luego, la junta discutió los criterios para evaluar y seleccionar a la persona o empresa para el trabajo.
Proceso considerado de evaluación del superintendente (ver): La política requiere que la junta evalúe el desempeño laboral del superintendente al menos una vez al año. Los miembros de la junta discutieron el proceso que les gustaría usar para el año escolar 2022–23. El presidente y el vicepresidente de la junta desarrollarán el cronograma y el marco para la evaluación del superintendente y lo presentarán a la junta en pleno para su consideración a más tardar el 2 de noviembre.
Revisiones aprobadas de las normas de la junta sobre los representantes estudiantiles en la junta (ver): La norma de la junta actualmente establece que un representante de cada preparatoria participará como representante de los estudiantes en la junta escolar. La junta votó para permitir que dos estudiantes de preparatoria sirvan como representantes estudiantiles de la junta. La votación fue unánime. La junta también votó para iniciar el reclutamiento de estos representantes de la junta de estudiantes, y finalizar el proceso de selección para que puedan ser seleccionados y estar en su lugar a más tardar el 2 de noviembre. La votación fue de 4 a 1, y el presidente de la junta, Rabasa, votó en contra.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Cinco personas hablaron sobre las pruebas estandarizadas, la seguridad con las armas, la educación especial, el equipo de equidad del 4J y el cambio de nombre de la Secundaria Monroe. Para solicitar un espacio para dar un comentario público a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publicandespués de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publicandentro de los dos días posteriores a la reunión.
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