December 7, 2022 School Board Work Session & Regular Meeting
On Wednesday, December 7, the school board held a work session and regular meeting. The sessions were open to the public via live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.
Work Session
Board members welcomed and provide training for the new student board representatives.
The new student board representatives are:
Churchill High School: Emily Shaver, Batafing Soumano ECCO: Hope Beckner Eugene Online Academy: Princess (Ren) Washington Eugene International High School: Grant Gamble, Mellanie Mack North Eugene High School: Parker Anderson, Jasmine Karr Sheldon High School: Carmen Gonzalez Valle, Chaz Mills South Eugene High School: Jasmin Darmadi, Rory Young
Regular Meeting
Introductory Comments
Superintendent Andy Dey welcomed the student board representatives to their first meeting. He also briefly discussed the conclusion of the first trimester for 4J’s middle and high school students and his recent visits to school buildings. He congratulated the Sheldon volleyball team for recently winning the program’s first state title, as well as the Sheldon football team (second place) and South Eugene girls’ water polo team (third place) for their deep runs in their respective state championship tournaments. He also noted the 4J employee feedback survey now underway to help inform the next steps for the district, and the return of volunteers to school buildings who are again providing support for students and staff (watch).
Items for Information (no board action is expected to be taken)
None.
Items for Action
• Approved item on the consent agenda (watch): The board approved the additional goals provided by the superintendent that will be used as part of the evaluation of his job performance during the 2022–23 school year. The vote was unanimous.
• Approved changes to the board policy on public complaints (watch): The board approved changes to the board policy for public complaints, applying an equity lens to the process by increasing access, transparency and clarity. Racial harassment also has been added as a complaint type based on a board directive approved earlier this year. The vote was unanimous.
• Approved transition to hybrid board meetings (watch): Board members have been meeting virtually since last spring. Starting December 14, the board will commence meeting using a hybrid model, where board members, staff and community members can choose to attend the meetings in-person or virtually, following in the footsteps of school boards in other Oregon communities. The vote was unanimous.
• Selected budget committee finalists to invite for interviews (watch): The board is filling vacancies on the 4J budget committee, which examines the proposed budget each year to ensure that 4J is planning to spend money in furtherance of district goals.
The board voted to appoint Eric Richardson, a member of 4J’s equity committee, to fill one of the two committee vacancies. His appointment complies with a new state law that a member of a school district’s equity committee serve on its budget committee. The vote was unanimous.
After reviewing applications and ranking the candidates, the board voted to invite in for interviews five of the 14 candidates who applied to fill the remaining vacancy. The finalists are Dakota Boulette, Jensina Hawkins, Andrew Kalloch, Juan Carlos Valle Lopez and Brooke Stehley. The board will interview the finalists during its December 14 work session. The vote was 4–1, with board member Michelle Hsu voting no.
Items for Future Action (board action is expected at a later meeting)
• Discussed board policy on workplace harassment (watch): The district is considering adoption of a new board policy on workplace harassment in response to a new state law.
• Discussed having a parliamentarian at board meetings (watch): Parliamentarians are advisers who are experts in interpreting and applying the rules of parliamentary procedure at public meetings so the elected officials can complete their business fairly and efficiently. The board discussed the proposal and directed staff to return with additional information.
• Discussed amending the board’s parliamentary procedure related to speaking time during discussion (watch): The board discussed a change in parliamentary procedure so each board member would have two chances to speak during a discussion on an agenda item, unless the debate is extended.
Public Input
The board heard live public comment virtually via Zoom (watch). Four people spoke about student behavioral issues, summer learning, student involvement and micromanagement of teachers. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.
NOTE: This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are postedafter they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically postedwithin two days after the meeting.
Resumen y video de la reunión de la junta del 7 de diciembre de 2022
Sesión de trabajo de la junta escolar y reunión ordinaria
El miércoles 7 de diciembre, la junta escolar sostuvo una sesión de trabajo y una reunión ordinaria. Las sesiones estuvieron abiertas al público a través de Zoom, en vivo en línea por transmisión de audio y por radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.
Sesión de trabajo
Los miembros de la junta les dieron la bienvenida y entrenamiento a los nuevos representantes estudiantiles de la junta escolar..
Los nuevos representantes estudiantiles de la junta son:
Escuela secundaria Churchill: Emily Shaver, Batafing Soumano ECCO: Hope Beckner Eugene Online Academy: Princess (Ren) Washington Preparatoria internacional Eugene: Grant Gamble, Mellanie Mack Preparatoria North Eugene: Parker Anderson, Jasmine Karr Preparatoria Sheldon: Carmen Gonzalez Valle, Chaz Mills Preparatoria South Eugene: Jasmin Darmadi, Rory Young
Reunión regular
Comentarios introductorios
El superintendente Andy Dey dio la bienvenida a los representantes de la junta estudiantil a su primera reunión. También discutió brevemente la conclusión del primer trimestre para los estudiantes de secundaria y preparatoria del 4J y sus visitas recientes a los edificios escolares. Felicitó al equipo de voleibol de Sheldon por ganar recientemente el primer título estatal del programa, así como al equipo de fútbol de Sheldon (segundo lugar) y al equipo femenino de waterpolo de South Eugene (tercer lugar) por sus carreras profundas en sus respectivos campeonatos estatales. También destacó la encuesta de comentarios de los empleados del 4J que ahora está en marcha para ayudar a informar los próximos pasos para el distrito y el regreso de los voluntarios a los edificios escolares que nuevamente brindan apoyo a los estudiantes y al personal (ver).
Puntos de información (no se espera que se tome ninguna acción por parte de la junta)
Ninguno.
Puntos de acción
Punto aprobado en la agenda de consentimiento (ver): La junta aprobó las metas adicionales proporcionadas por el superintendente que se usarán como parte de la evaluación de su desempeño laboral durante el año escolar 2022–23. La votación fue unánime.
Cambios aprobados a la política de la junta sobre quejas públicas (ver): La junta aprobó cambios a la política de la junta para quejas públicas, aplicando una lente de equidad al proceso aumentando el acceso, la transparencia y la claridad. El acoso racial también se ha agregado como un tipo de queja basado en una directiva de la junta aprobada a principios de este año. La votación fue unánime.
Transición aprobada a reuniones híbridas de la junta (ver): los miembros de la junta se han estado reuniendo virtualmente desde la primavera pasada. A partir del 14 de diciembre, la junta comenzará a reunirse utilizando un modelo híbrido, donde los miembros de la junta, el personal y los miembros de la comunidad pueden elegir asistir a las reuniones en persona o virtualmente, siguiendo los pasos de las juntas escolares en otras comunidades de Oregón. La votación fue unánime.
Los finalistas del comité de presupuesto fueron seleccionados para invitarlos a entrevistas (ver): La junta está llenando las vacantes en el comité de presupuesto del 4J, que examina el presupuesto propuesto cada año para asegurarse de que el 4J planee gastar dinero para promover las metas del distrito.
La junta votó para nombrar a Eric Richardson, miembro del comité de equidad del 4J, para llenar una de las dos vacantes del comité. Su nombramiento cumple con una nueva ley estatal según la cual un miembro del comité de equidad de un distrito escolar sirve en su comité de presupuesto. La votación fue unánime.
Después de revisar las solicitudes y clasificar a los candidatos, la junta votó para invitar a entrevistas a cinco de los 14 candidatos que solicitaron ocupar la vacante restante. Los finalistas son Dakota Boulette, Jensina Hawkins, Andrew Kalloch, Juan Carlos Valle López y Brooke Stehley. La junta entrevistará a los finalistas durante su sesión de trabajo del 14 de diciembre. La votación fue de 4 a 1, con la miembro de la junta Michelle Hsu votando no.
Elementos para acción futura (se espera acción de la junta en una reunión posterior)
Se discutirá la política de la junta sobre acoso en el lugar de trabajo (ver): El distrito está considerando la adopción de una nueva política de la junta sobre acoso en el lugar de trabajo en respuesta a una nueva ley estatal.
Se discutirá tener un parlamentario en las reuniones de la junta (ver): Los parlamentarios son asesores que son expertos en interpretar y aplicar las reglas de procedimiento parlamentario en reuniones públicas para que los funcionarios electos puedan completar sus asuntos de manera justa y eficiente. La junta discutió la propuesta y ordenó al personal que regresara con información adicional.
Se discutirá la modificación del procedimiento parlamentario de la junta en relación con el tiempo de uso de la palabra durante la discusión (ver): La junta discutió un cambio en el procedimiento parlamentario para que cada miembro de la junta tenga dos oportunidades de hablar durante una discusión sobre un tema de la agenda, a menos que el debate se extienda.
Aporte público
La junta escuchó comentarios públicos en vivo virtualmente a través de Zoom (ver). Cuatro personas hablaron sobre los problemas de comportamiento de los estudiantes, el aprendizaje de verano, la participación de los estudiantes y la microgestión de los maestros. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar un formulario de solicitud en línea antes del lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a board@4j.lane.edu.
NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publicandespués de que son redactadas, revisadas y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones generalmente se publicandentro de los dos días posteriores a la reunión.
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